Разделы сайта
Выбор редакции:
- Отслеживание сдэк Можно ли забрать посылку на складе сдэк
- Найти перо птицы: что сулит примета?
- Особенности увольнения женщины с ребенком Имеют ли право сокращать на производстве вдов
- Броненосцы типа "андрей первозванный" 254 мм пушки броненосца андрей первозванный
- Инсценировка музыкальной сказки для детей старшей группы (5—6 лет) I
- Организация (предприятие) и ее основные характеристики
- Селекция наука о создании новых пород животных Понятие о породе, сорт, штамм
- Патологоанатом, основные компетенции Различая в работе
- Управление социальной защиты населения на уровне муниципального образования введение
- Как узнать о плановой проверке моего предприятия
Реклама
Канцелярские товары оптом по низким ценам. Купить канцтовары оптом. Канцелярия Канцелярия программа |
В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов. «Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрацииУтвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений. Номенклатура дел При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз. Регистрация документовЧтобы занести документ в DIRECTUM, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%. Пример РКК РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК. Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода DIRECTUM Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера). Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario . Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций. Рассмотрение и исполнение входящих документовПосле регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу. Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение. В процессе исполнения поручений обеспечивается:
Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям. Дерево поручений Отправка писем корреспондентамРешение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами» . После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами - это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку. Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России. Печать конвертов Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документамиОформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание: После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа. Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе DIRECTUM для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде. Поиск и анализПо известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа. Поиск по РКК Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания. Окно действий над найденным документом Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др. Пример отчета Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет. Входящая РКК в веб-канцелярии Эффект от внедренияС использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.
Отличительная особенность электронной канцелярии Олимп - это её богатая функциональность, которая взяла начало от классического делопроизводства. На крупном промышленном предприятии задачами секретаря (делопроизводителя) являются не только регистрация документов, но и масса других задач:
Электронная канцелярия Олимп способная сделать работу хороших людей легче и эффективнее! Автоматическая регистрация:
Автоматический контроль повторно поступивших документовСистема сама отлавливает документы, повторно входящие в организацию и предупреждает об этом. Автоуведомления о возврате подлинникаСистема предоставляет схему движения подлинника, а при не своевременном его возврате уведомит регистратора. Удобная система связейСвязи документов в Олимп предполагают возможность получения развернутой истории о всех взаимосвязанных документах в том числе архивных, созданных в дополнение, в отмену или изменение. Конструктор отчетовИспользуя конструктор отчетов системы Олимп, сотрудник может создавать необходимые ему отчеты, не прибегая к помощи администратора или программиста. Так зачастую формируются отчеты по не исполненным или контрольным документам. Гибкая система фильтрацииСистема Олимп предоставляет возможность выполнять запрос на поиск документов используя строку фильтрации. Строка фильтрации позволяет сформулировать много вариативные условия поиска нужного документа. Электронная канцелярия в системе Олимп - это инструмент организации цифрового делопроизводства. Этот сегмент аккумулирует всю информацию, относящуюся к документам предприятия. Он содержит историю работы пользователей; хранит все связи документов; информирует о сроке исполнения; включает все файлы, создаваемые с документом; дает ответы на вопросы исполнителей и ответственных по документу, а также результатах их работы. Контроль исполнения
Контроль исполнения в системе Олимп - это глубокий функционал предоставляющий информацию о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений. Данный функционал присутствует во всей системе начиная от электронной канцелярии и заканчивая структурированным хранилищем. Функционал построен на сроках исполнения документа и поручений и информированием о срыве этих сроков. Визуализация контроля исполнения
Специальный контрольДля своевременного и качественного исполнения задач, в Олимп присутствует система особого контроля. Суть её в том, что все самые важные задачи, поставленные на контроль, должны пройти процедуру снятия с контроля т.е. закрытия. В некоторых случаях для снятия задачи с контроля требуется оценка качества выполненной работы компетентным специалистом. Тогда в системе можно дополнительно применить процедуру подтверждения. Формирование контрольного поручения
Управление документами
Грамотное управление документами это залог эффективной работы отдела, подразделения, службы и организацией в целом. «Управление документами» в системе Олимп - это современный инструмент управления масштабным предприятием, специально ориентированный на высокоуровневые бизнес-процессы. «Управление документами» это Сегмент модуля Документооборот - Олимп, построенный по принципу планировщика, т.е. все задачи и документы, поступающие сотруднику, выстраиваются в один список. В списке виден тип задания, тема, содержание, дата поступления, срок исполнения, от кого пришел. Данный список может быть легко дополнен нужной колонкой. Красный фон сигнализирует о просроченном задании, что поможет не забыть о его выполнении. В системе присутствует опережающий контроль, когда цветовая индикация сообщает о приближении срока исполнения документа. Под списком на закладках видна вся дополнительная информация, которая потребуется для принятия решения. Это текст документа, развернутое задание, история движения и связанные документы. В программе легко найти нужный документ, а также поднять историю работы с ним. Мало того в истории видно сколько кругов уже ходит документ, кто взял в работу, а кто ещё нет. Оперативное получение информации:
Удобство работы с большим массивом документов:
Легкость управления документами:
Структура хранилищаСтруктурированное хранилище документов системы Олимп - это не просто библиотека с разграниченным доступом к папкам, это индивидуальная «база знаний» каждого сотрудника. Принцип построения хранилища Олимп основан на имеющихся у пользователя правах доступа к разделам, папкам, документам, файлам. Система автоматически выстраивает индивидуальную структуру архива для каждого сотрудника. Пользователь видит только те разделы и документы, на которые у него есть права. Мало того сотрудник имеет возможность скопировать часть структуры архива, папок, документов в личное хранилище. Такая возможность позволит пользователю еще быстрее получить нужную ему информацию, документ. Наполнение хранилищаХранилище в системе Олимп наполняется документами автоматически по результатам завершения цикла работы с документом. Такая технология позволяет накапливать нужные документы в соответствующих разделах, специально не выделяя для данной работы время. При появлении нового документа в хранилище система оповещает сотрудника, если он подписан на такие уведомления. Удобство работы с документамиХранилище Олимп отличают функциональные сервисы, которые определяют удобство работы с документами:
Приобретая разнообразные комплектующие для мобильной и бытовой электроники в магазине «Сотовик-М», попутно рекомендуем запастись канцелярскими принадлежностями – без них не обходятся рабочие процессы любого бизнеса или некоммерческого учреждения. Если вы хотите купить канцтовары оптом, то просмотрите наш ассортимент. Купить канцтовары оптом от производителя (канцелярия оптом, канцтовары опт москва) – это действенный способ существенно сэкономить на постоянном обеспечении офиса компании канцелярскими товарами оптом. Хотите канцтовары оптом дешево? Заказав крупную партию ручек, карандашей, скрепок, блокнотов и других мелочей раз в квартал или полгода, вам не придется тратить время на оформление очередной ежемесячной поставки. Оптовые закупки канцелярии оптом полезны и для государственных организаций – многие администрации образовательных учреждений закупают канцтовары оптом для школы, детского сада или университета. Оптовые компании канцтоваров ведут адекватную ценовую политику, поэтому «Сотовик-М» реализует писчие принадлежности по выгодной стоимости - канцтовары оптом дешево. Канцелярские товары оптом в Москве (канцтовары оптом Москва, канцтовары опт Москва) в нашем интернет-магазине. Канцтовары оптом очень дешево. Канцелярские товары оптом в МосквеКанцелярия оптом в нашем магазине по одним из самых выгодных цен. Если вы планируете купить школьные канцтовары оптом, канцелярские товары оптом по низким ценам или заказать для сувенирного магазина оптом необычные канцтовары, «Сотовик-М» - это то, что вам нужно! Приобретайте канцелярские товары оптом, от обычных тетрадей до штемпельной продукции и визиток, по привлекательной цене с оперативной доставкой по России. У нас канцтовары оптом очень дешево! |
Читайте: |
---|
Популярное:
Особенности увольнения руководителя организации |
Новое
- Найти перо птицы: что сулит примета?
- Особенности увольнения женщины с ребенком Имеют ли право сокращать на производстве вдов
- Броненосцы типа "андрей первозванный" 254 мм пушки броненосца андрей первозванный
- Инсценировка музыкальной сказки для детей старшей группы (5—6 лет) I
- Организация (предприятие) и ее основные характеристики
- Селекция наука о создании новых пород животных Понятие о породе, сорт, штамм
- Патологоанатом, основные компетенции Различая в работе
- Управление социальной защиты населения на уровне муниципального образования введение
- Как узнать о плановой проверке моего предприятия
- Да уж, теперь не разгонишься