Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных с интересами адресата.

Гарантийное письмо может быть адресовано организации или физическому лицу. Само слово "гарантия" может не фигурировать в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантии. В гарантийном письме в гарантироваться могут, например, оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Чаще всего такие гарантии требуются, если одна из сторон не уверена в том, что определенные договоренности будут выполнены. Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т.е договорам и дополнительным соглашениям.

Чаще всего гарантийные письма предоставляются для подтверждения факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Например при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса, так как заключение договора аренды офиса не возможно. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку в нем идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена.

Гарантийные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, к примеру: "Настоящим письмом гарантируем...". В иных случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату определенные гарантии. В этом варианте соответствующее заявление формулируется в заключительной части, например: "Оплату гарантирую" или "Своевременную и полную оплату гарантируем".

Характерной чертой данного вида письма является наличие наряду с подписью автора (чаще, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные денежные вопросы. В случае, если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. д., то в письме обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

К характерным фразам гарантийного письма можно отнести следующие:

• Гарантируем...
• Гарантируем, что...
• Компания "Партнер" гарантирует...
• Подтверждаем, что произведем оплату
• Просим выслать в наш адрес наложенным платежом...
• Оплату в срок.... гарантируем...
• Настоящим гарантируем...

Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления .

При взаимодействии компании между собой, а также с частными лицами нередко возникает необходимость составить гарантийное письмо по определенному образцу. В законодательстве отсутствуют конкретные требования к такому документу, поэтому каждая фирма вправе сама выбирать ту или иную форму. О том, как правильно его составить, а также реальные примеры написания – далее.

При составлении следует иметь в виду, что вне зависимости от конкретного образца, этот документ подтверждает определенные факты, которые указываются в тексте, например:

• намерение подписать договор (часто для этого также составляется предварительный договор);
• сведения о банковском счете;
• гарантии выполнения определенных обязательств.

Оно всегда подписывается руководителем компании. Наряду с ним подпись может поставить и заместитель, а также любое другое должностное лицо, которое также поручается за выполнение обязательств (например, главный бухгалтер).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Вне зависимости от конкретного образца гарантийное письмо всегда распечатывают сам на бланке компании, на котором указаны контактные данные, полное наименование учреждения. Как правило, в документе также ставится печать фирмы.

Для правильного составления, можно придерживаться любого образца. Содержание конкретного документа, как правило, зависит от конкретного случая, однако должно содержать следующие сведения:

• дата составления и исходящий номер, который зарегистрирован в специальном журнале учета компании;
• наименование получателя, а также, ФИО генерального директора компании или другого сотрудника, на имя которого оно посылается;
• в качестве название документа обычно указывается сама тема;
• далее следует текст, который составляется лаконично и предельно конкретно (как правило, весь текст умещается на 1 печатную страницу);
• если к письму прикладываются документы, которые подтверждают факт гарантии, заполняется раздел «Приложения», в которых указывается название этих документов, их количество и вид (оригинал или копия).
• в конце указывается должность и фамилия имя отчество сотрудника, который его составил;
• далее ставится дата и подпись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если сотрудник действует на основании доверенности, он указывает реквизиты этого документа, а также прикладывает к ниму копию доверенности. В таком случае печать компании, как правило, не ставится.

Виды

В настоящий момент в деловом документообороте сложилась определенная практика написания, на основании которой можно определить несколько типов этого документа:

Бланк и примеры

В самом простом варианте образец включает в себя только самые основные разделы, а именно:

• кому оно адресовано;
• кто его составил;
• содержание;
• дата, подпись и печать.

Если речь идет об оплате товара, который в данный момент тестируется для принятия окончательного решения о покупке или отказе, можно воспользоваться таким образцом.

В некоторых случаях оно имеет другое название, например «График выплаты по кредитным обязательствам». Тогда важно только прописать график погашения – т.е. сроки и суммы.

Если работодатель дает поручительство трудоустроить гражданина, пример будет выглядеть следующим образом:

Правила составления и оформления

Вне зависимости от конкретного образца, при составлении желательно исходил из следующих правил:

1. Стиль изложения только официально деловой.
2. Объем не более 1-2 печатных страниц
3. В тексте нежелательно употреблять сложные синтаксические конструкции, которые затрудняют восприятие.
4. Недопустимы любые грамматические ошибки.
5. Поскольку письмо должно гарантировать определенные действия, которые намерена выполнить сторона, то прописывать их следует отдельным абзацем и выделять разными средствами (курсивом, полужирным или более крупным шрифтом).
6. Сам текст обещания должен быть предельно конкретным – например: «Ручаемся внести оплату за услугу подключения к сети Интернет в соответствии с договором возмездного оказания услуг от 22.05.2014 г. в срок не позднее 30.11.2017 года» (а не в ноябре этого года).

Важно усилить свое ручательство, подкрепив ее соответствующими документальными подтверждениями, если это возможно.

Всегда составляется в 2 экземплярах , на каждом из которых ставится подпись генерального директора и синяя печать. Один экземпляр остается на хранении у отправителя и регистрируется в журнале учета документооборота.

Способы доставки

• лично в руки вместе с курьером;
• заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении;
• с помощью скана документа через электронную почту – в этом случае важно понимать, что отправляется именно подлинник, который отсканирован или сфотографирован.

По факсу его не отправляют, поскольку в этом случае не всегда известно, насколько качественно оно будет пропечатано и дойдет ли до конкретного адресата.

Юридическая сила

Вне зависимости от содержания текста, а также образца, по которому оно было составлено, документ имеет юридическую силу. Однако конкретная ответственность связана с теми обязательствами, которые указывается в тексте:

1. В большинстве случаев оно составляется как декларация намерений о том, что компания заключит в будущем договор на определенных условиях. Тогда считается, что юридическое лицо только выразило свои намерения, от которых может и отказаться. Поэтому в данном случае оно имеет только информирующий характер.
2. Также они составляются в тех случаях, когда компания подтверждает свое намерение оплатить товар или услугу за определенный период времени. Обязательно нужно привести ссылки на конкретные договоры и другие документы между контрагентами.
3. Составляется и для банка, когда компания подтверждает наличие долговых обязательств и намерение внести очередной платеж или же погасить весь долг до конкретного срока.

В последних 2 случаях компания, которая составила, не только заявляет о намерении оплатить товар, услугу или финансовое обязательство, но и гарантирует сделать это в определенный период времени. Поэтому такой документ имеет полную юридическую силу. Соответственно, вторая сторона может использовать письмо в качестве дополнительного доказательства, если возникнет необходимость проведения судебного разбирательства.

Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

Немного истории

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма - вексель. Пример, дошедший до наших дней - процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Суть гарантийного письма

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

• фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
• стороны - гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
• в теле письма - обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
• согласно правилам делопроизводства - исходящий номер письма;
• дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
• печать организации;
• если подписант по доверенности - то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

ООО «СТК-Лаб» (в дальнейшем "Арендодатель”) настоящим гарантирует предоставление офисного помещения общей площадью ___ кв. м. в качестве адреса места нахождения Генерального директора Иванова Ивана Ивановича (единоличного исполнительного органа) регистрируемого Общества с ограниченной ответственностью «Василёк» (далее по тексту ООО «Василёк»). Адрес предоставляемого помещения: 124482, Москва, ул. Такая-то, д. 1, офис 17.

По факту прохождения ООО «Василёк» государственной регистрации с обществом будет заключен договор аренды офисного помещения, находящегося по вышеуказанному адресу.

Арендодатель гарантирует, что помещение принадлежит ему на законных основаниях и может быть беспрепятственно сдано в аренду без нарушения чьих-либо интересов, а также законодательства РФ.

Копия свидетельства о государственной регистрации права собственности на помещение серии ___ № __________ от дд.мм.гггг на 1 листе прилагается.

Примечание: Письмо готовится на фирменном бланке Арендодателя. В реквизитах Арендодателя обязательно должны быть указаны контакты, по которым сотрудники регистрирующего органа могут связаться с Арендодателем и перепроверить указанную в письме информацию.

Одалживая кому-то крупную сумму, полезно подумать о дополнительных гарантиях возврата своих денег и составить гарантийное письмо об оплате: образец легко скачать в нашей статье – и там же можно узнать, как корректно его заполнить.

Гарантийное письмо – определение и назначение

Это подтверждение о соблюдении прописанных условий или совершении названных действий.

Функция – обеспечить выполнение той или иной стороной сделки своих обязанностей.

К этому деловому жанру прибегают не только юристы, но и физические лица: когда нужны гарантии о приеме на работу, возвращении займа, ликвидации задержки по оплате, предоставлении жилья в аренду на нужный срок и так далее.

Полезно знать: письмо можно написать в ответ на официальную претензию – и тем самым попытаться задержать обращение в суд по факту нарушения договора. Отказавшийся ждать заемщик может вынудить должника предстать перед судьей – но обвиняемый тогда не будет выглядеть совершенно безответственным человеком.

Несмотря на самые разные сферы применения, выделяются общие моменты в содержании подобных бумаг:

1. Полные паспортные данные автора-отправителя и получателя (для юрлиц или ИП: наименования, реквизиты, адреса фактические и по регистрации).
2. Основания для обязанности (соглашение или договор).
3. Гарантии выполнения или решения проблемы.
4. Суммы выплат или описания конкретных действий по обязательствам.
5. Ответственность при нарушении обещания.
6. Подписи сторон (фирменные печати).

В письме-ответе на претензию обязательно указывают:

• какие пункты договора нарушены;
• причину возникновения ситуации;
• предложение о путях и сроках ее разрешения;
• гарантии: дополнительные выплаты, пени, оказание услуг бесплатно и так далее.

Стоит отметить: нет однозначного ответа на вопрос о юридическом статусе документа. Текст, не превышающий формат А-4, не может вместить все тонкости сделки. Поэтому трудно предсказать, как он повлияет на результаты судебного разбирательства.

И все же правильно составленный документ заменяет часть договора:

1. Оферту (предложение): когда автор делает предложение, оговаривая предмет договора (работа, услуга или товар) и назначая сроки выполнения.
2. Акцепт (обязательства): когда полностью принявший описанное выше предложение отвечает письмом-акцептом, где подробно и однозначно выражает согласие по всем пунктам оферты.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

В предпринимательской среде не всегда получается, например, вовремя заплатить за товары по договору поставки.

Не испортить деловые отношения помогает письменное заверение о ликвидации долга, оформленное на бланке организации:

1. Верхняя часть документа: название предприятия-адресанта письма и личные данные его директора.
2. По центру часто пишется «Гарантийное письмо».
3. Формулировка о гарантии оплаты за оказание услуги (прописать ее наименование) в размере установленной суммы (приводится прописью с точностью до копеек) в четко установленный срок.
4. Причина возникновения гарантии: договор или соглашение с номером и датами подписания.
5. Способ оплаты: указать расчетный счет.
6. Санкции за невыполнение обещания: например, выплата пени (указать размер и порядок начисления).

Подписывается директором и главным бухгалтером предприятия-должника. Можно указать номер телефона для дальнейших личных переговоров.

Как писать гарантийное письмо на оплату

Образец показывает, что есть определенный стиль написания документа, который составляется в зависимости от конкретных нужд сторон сделки. Справочники деловой документации и бизнес-общению приводят и такой шаблон:

Гарантийное письмо образец об оплате услуг

Обычно от компании сообщение пишется на фирменном бланке, но вполне возможно составить его на простом листе, проставив угловой штамп с реквизитами предприятия:

1. В верхнем правом углу – данные адресата (компании или конкретному специалисту по финансовым вопросам).
2. Слева указывается исходящий номер и дата документа, под ними – пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру – «Гарантийное письмо об оплате».
3. Излагается суть обращения.
4. Завершают все подписи директора и главного бухгалтера фирменная печать.

Вот и конкретный пример:

Образец гарантийного письма с графиком погашения задолженности

Если компания или человек просрочил уплату денежной суммы, то график погашения долга продемонстрирует осознанность проблемы должником.

Человек обдумал проблему и видит этапы ее решения – это делает сообщение более убедительным.

Образец гарантийного письма об оплате аренды помещения

Часто бывает, что снимающий помещение не может оплатить аренду в срок. Если арендодатель не против продолжить отношения или перенести платеж – должник письменно обещает заплатить.

Юридически, это признание человеком или организацией долга за собой.

Примите во внимание: если должник обозначает день внесения платы, отличный от прописанного в договоре аренды, то письмо по сути – оферта. Письменное согласие с условиями гарантийного письма будет акцептом. То есть сроки оплаты изменились по согласию сторон: арендодатель не может требовать пени и проценты, накопленные до нового дня оплаты. И отказаться от договора аренды с безответственным нанимателем тоже не получится – нет юридического повода!

Гарантийное письмо в ФСС о выплате пособия

Адресантом выступает управляющий местного отделения Фонда социального страхования. В начале обязательно приводятся данные ООО или ИП: название, номера регистрационный и ИНН, юридический адрес. В бумаге указывают делопроизводственный номер с датой написания.

В основной части гарантируется полностью выплатить начисленные за определенный срок пособия в законные сроки. Заявляется также готовность принять предусмотренную законом ответственность в случае нарушения обязательств.

Подписывают текст ответственные за социальное страхование – руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Образец гарантийного письма об отсутствии задолженности

Требование его предоставить – обычное дело в банках при открытии счета. Гарантию оформляют также в налоговую службу при регистрации предприятия в новом регионе или переводе в новый статус.

Референт прописывает свои наименование, ОГРН, ИНН и юридический адрес. Собственно, гарантию можно сформулировать следующим образом:

Заключение

Нужно отметить, что законодательство четко не определяет ситуацию, когда гарантийное письмо необходимо. В общем, документ не имеет силы сделки – у него информационный, дипломатический и добровольный характер.

Однако вовремя исполнять свои гарантийные обещания – это вопрос деловой репутации, очень важной вещи не только в бизнесе.