Изменение оклада в штатном расписании - как оформить?

В случае увеличения

Иногда в жизни трудящихся случается такой приятный момент, как повышение ставки. Это может быть в двух случаях:

если человека перевели на должность с большей зарплатой;

если начальство планово или внепланово решило поднять размер оплаты труда.

Рассмотрим подробнее, как правильно оформить изменение оклада в этих случаях.

Увеличение ставки в связи с повышением.

В этом случае процедура увеличения происходит параллельно с переводом на новую должность. Оформляется доп. соглашение с сотрудником, в котором указывается наименование новой специальности и размер вознаграждения за труд. На основании подписанного сторонами соглашения издается приказ о переводе на новую должность по установленной форме Т-5 или Т-5а. В нем следует указать размер увеличенной ставки. В трудовую книжку сотрудника кадровик вносит сведения о переводе.

Увеличение ставки на текущей должности

если нововведение касается должности, оформляется приказ о повышении окладов сотрудников и утверждении изменений штатного расписания. С помощью этого документа руководитель может одновременно увеличить размеры окладов работников и ввести в действие новое штатное расписание, в котором указываются актуальные сведения о зарплатах на предприятии. С работниками, которых коснулись приятные перемены, подписывается доп. соглашение.

Приказ на изменение штатного расписания, увеличение окладов, образец

если увеличивается ставка конкретного сотрудника, действия следующие: непосредственный руководитель работника составляет служебную записку, которую передает директору организации. В записке он обосновывает причину повышения (за добросовестный труд или увеличение обязанностей). Если директор принимает положительное решение, то либо издается приказ о перемещении сотрудника на другую должность с большей ставкой, либо вносятся правки в штатное расписание и делается приказ-перемещение в рамках одной должности. Также работником подписывается доп. соглашение к трудовому договору. Данное соглашение является основанием для приказа о перемещении.

В случае уменьшения

Если на предприятии меняются организационные или технологические условия труда, работодатель имеет право оформить изменение оклада в меньшую сторону. Главное, его размер должен быть не меньше МРОТа. Иначе работодатель рискует ухудшить положение трудящегося, что недопустимо, согласно .

Для осуществления этой процедуры работодателю желательно иметь документальное подтверждение необходимости внесения нововведений в рабочий процесс.

Действия работодателя должны быть следующими:

издается распоряжение о внесении правок в штатное расписание. Работников знакомят с приказом под подпись.

за два месяца до вступления нововведений в силу работникам вручают уведомления с указанием причины уменьшения оклада. Также следует сообщить о возможном увольнении, если сотрудники откажутся трудиться на новых условиях. Согласно статье 74 ТК РФ , если сотрудника не устроит размер оплаты за труд, директор должен будет предложить ему другую подходящую работу. В случае если работник откажется от предложенного варианта, трудовой договор с ним может быть расторгнут (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);

если трудящийся не хочет подписывать приказ или уведомление об изменении условий труда, то работодателю необходимо составить акт об отказе. Указанный документ составляется и в случае, если гражданин совсем отказывается выполнять работу в новых условиях

в случае согласия сотрудников оформляется доп. соглашение к контракту и распоряжение о понижении оклада.

Внесение изменений в штатное расписание, изменение оклада в любую сторону оформляется с помощью приказа, ознакомиться с которым вы можете ниже.

В основе приема сотрудников на работу в какую-либо организацию лежит не только потребность, но и внутренние локальные акты, определяющие объем работы и штатную численность.

Количество работников, которое требуется предприятию для эффективного функционирования, еще на этапе создания должно быть включено в штатное расписание. Законодательство позволяет вносить изменения в этот документ, например, ввиду оптимизации кадров или иной необходимости, возникшей в процессе работы.

Можно ли внести изменения в штатное расписание или нужно создавать новое?

При формировании штатного расписания должны обязательно учитываться цели, поставленные перед компанией и объем предстоящей работы, так как именно от этих показателей зависит количество необходимых сотрудников. Еще один важным фактором является денежная сумма, выделенная на формирование окладов, размер которых не должен быть ниже, чем закрепленный в законодательстве.

Но, редко какая компания может проработать без реорганизации, сливания или иного видоизменения, ведущего к расширению зоны обслуживания или изменению вида деятельности. Подобные нововведения не могут пройти без увеличения/уменьшения объема работы, что в свою очередь может вызвать дефицит или излишек работников определенной сферы .

Специалистов, отвечающих за актуальность утвержденного штатного расписания, очень волнует следующий вопрос: какие перемены ведут к созданию нового документа, а в каких случаях можно обойтись корректировкой предыдущего варианта ?

Решение проблемы носит строго индивидуальный характер. Так, если речь идет о небольших изменениях, то действующее штатное расписание просто дополняется новой информацией. Если же руководитель принял решение о серьезных новшествах, касающихся нескольких отделов или учреждения в целом, то целесообразнее заменить старый документ новым.

Теперь немного подробнее о каждом варианте… Корректирование штатного расписания допустимо при наступлении следующих событий:

• на работника перекладывают иные обязанности, то есть его переводят на другую должность;
• руководитель решил изменить должностной оклад определенных подчиненных;
• случилось переименование должностей в пределах одного (двух) подразделений;
• нужно ввести/исключить вакантную должность.

Среди существенных изменений, требующих прекращения действия старого штатного расписания и создания нового, можно отметить:

• реорганизацию учреждения, аннулирующую действующую ранее структуру;
• регулярно проводимую индексацию должностных окладов;
• изменение существенных условий труда работников;
• перепрофилирование предприятия или смену основного вида деятельности.

Действующее законодательство позволяет каждого учреждению самостоятельно принять решение об оптимальном порядке действий.

То есть, если директор фирмы, в подчинении у которого находится 5 человек, считает, что повышение ежемесячного дохода главного бухгалтера и заведующего складом, является серьезным изменением, то он вправе распорядиться о составлении и утверждении нового документа о штатных единицах.

Что делать, если нужно сделать небольшие корректировки?

Причина необходимости изменения документа о штатных единицах может таиться в корректировании ставок или внедрении надбавок. Правительство ежегодно пересматривает МРОТ, что может вызвать индексацию и увеличение размера ежемесячного дохода сотрудников , если финансовые возможности организации позволяют это осуществить.

В основе нововведений порой лежат результаты бухгалтерской деятельности, например, сведения о том, что прибыльность от основного вида деятельности снизилась, может стать поводом для проведения сокращения определенных специалистов.

А если руководитель отдела продаж доведет до директора информацию об увеличении оборота выпускаемой продукции, то последний может принять решение о включении в штатное расписание дополнительных рабочих единиц .

Для актуализации действующего документа об имеющихся сотрудниках, можно использовать один из нижеприведенных способов:

• издание приказа о внесении корректировок в действующее расписание о штатных должностях;
• составление нового документа.

Внимание! Каждого подчиненного, которого непосредственно задевают вносимые изменения, необходимо официально поставить в известность посредством направления письменного уведомления.

Если новшества касаются окладов, трудовых функций или перевода подчиненного на другое рабочее место, то перед составлением нового штатного расписания, нужно удостовериться в согласии гражданина .

Если договор, регламентирующий взаимоотношения работодателя и работника, корректируется в связи с организационными или технологическими причинами, то специалист по кадрам (иное лицо, ответственное за кадровый состав на предприятии) должен уведомить об этом сотрудников не менее чем за 2 месяца до вступления в силу намечаемых изменений. При этом нужно соблюсти нормы и требования, установленные ст. 74 ТК РФ , а именно: предложить подчиненному иную должность, отвечающую его квалификационным характеристикам и уровню здоровья. Вслед за положительным ответом следует подписание дополнительного соглашения к основному договору о трудовых взаимоотношениях.

Если же работник в течение 2-х месяцев , так и не смог смириться с предлагаемыми условиями работы, то отношения сторон подлежат расторжению по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ .

Изменение оклада

В соответствии с действующей нормативно-правовой базой, уменьшать ежемесячный официальный доход работников допускается только в исключительных случаях , например, сокращение штатных единиц. Поэтому изменения, касающиеся окладов или тарифных ставок, обычно носят положительный характер. Кстати, если речь идет о масштабных нововведениях, затрагивающих несколько отделов или предприятие в целом, то допускается одновременное внесение изменений.

Итак, чтобы увеличить заработную плату своим подчиненным, руководитель (назначенное им ответственное лицо) должен следовать нижеприведенной инструкции:

1. Изложить на бумаге все должности, в отношении которых действует изменение тарифной ставки, внедрение надбавки и т.д.
2. Определить размер заработной платы с учетом нового должностного оклада и прочих доплат.
3. Создать и утвердить приказ, закрепляющий вышеуказанные действия и определяющий дату вступления их в силу.

Каждый работник должен поставить свою подпись под данным приказом , свидетельствующую о том, что он ознакомлен с документом. Но, это действие не гласит о принятии изменений. Обязательным является составление дополнительного соглашения, отражающего основные нововведения. Требование о письменном ознакомлении с приказом распространяется и на кадрового специалиста, так как именно он должен актуализировать все остальные бумаги, хранящиеся в личных делах.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание обычно состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Цель первой расшифровать происходящие в организации события, а второй – распорядиться об оптимальном порядке действий.

Переименование подразделения

Изменения, затрагивающие задачи, функции и объем работы, выполняемый тем или иным подразделением, также следует отражать в штатном расписании . Подобные события обычно ведут к корректировке существенных условий трудового договора (например, функциональных обязанностей, прав работника, режима труда и отдыха, порядка оплаты труда и т.д.) и штатного расписания. Соответственно, об утверждении подобных изменений, также необходимо уведомлять сотрудников предварительно – за 2 месяца.

Переименование крупного структурного подразделения, включающего в себя большое число работников, предполагает составление нового штатного расписания, влекущего за собой составление следующих документов :

• пояснительная записка, обосновывающая необходимость внесения корректив;
• распоряжение об осуществлении изменений;
• уведомление, адресованное каждого подчиненному, которого непосредственно касаются новшества;
• приказ, утверждающий новый документ о штатных единицах;
• новое штатное расписание.

При этом, если речь идет о создании нового отдела, то никому сообщать за 2 месяца об изменениях не нужно, но это только до того момента, пока все должности в подразделении являются вакантными.

Сокращение штата

Сокращение штатного расписания предприятия представляет собой высвобождение вакантных рабочих единиц. Процедура является достаточно сложной и должна рассматриваться в разрезе многочисленных сопровождающих факторов.

Государство в данном случае также стоит на стороне работников, поэтому о подобных изменениях, работодатель обязан сообщать не менее чем за 2 месяца в официальном порядке.

Чтобы произвести сокращение документа о штатных должностях, специалист отдела кадров должен издать соответствующий приказ , объясняющий причину происходящей оптимизации компании, например, «в связи с тяжелым финансовым положением, предприятие вынуждено оптимизировать расходы на заработную плату».

Распорядительная часть внутреннего локального акта должна включать следующие пункты:

• какого именно числа из штата выводятся определенные должности, в том числе их количество;
• требование о доведении информации до сведения подчиненных, которых она затрагивает;
• предложение о вакансиях, подходящих по уровню квалификации и состоянию здоровья подчиненных, попавших под сокращение.

Здесь же можно распорядиться о доведении данной информации до центра занятости.

Для соблюдения законности и правильной последовательности при осуществлении сокращения штатного расписания, рекомендуется создавать соответствующую комиссию, в состав которой желательно включать следующих сотрудников: руководителя, главного бухгалтера, кадрового специалиста, юриста и т.д.

Образец приказа о внесении изменений.

Внесение серьезных правок

Штатное расписание – это один из основных локальных документов организации, издаваемый и утверждаемый еще на этапе регистрации предпринимательской или иной деятельности. Соответственно, внесение в него изменений обязательно сопровождается составлением определенных документов , а иногда, и получением необходимых согласований.

Так, ст. 135 ТК РФ требует, чтобы пересмотр ежемесячного дохода работников осуществлялся с ведома профсоюзного лидера, а изменение наименований профессий желательно производить в присутствии юриста.

Среди документов, сопровождающих утверждение нового штатного расписания или внесение новшеств в существующее, можно выделить следующие бумаги:

• служебную записку на имя руководителя, являющуюся основанием мероприятия;
• уведомление, которое необходимо вручить каждому подчиненному, которого затрагивают вносимые изменения;
• издание приказа, описывающего изменения и порядок их внесения.

Нужно ли направлять уведомления сотрудникам?

Действующее законодательство старается всячески защищать работников, поэтому и в вопросе корректировки документа о штатных единицах, требует, чтобы работник был предварительно уведомлен о планируемых нововведениях , если они касаются: ежемесячного дохода, выполняемых трудовых функций, изменения названия профессии и других существенных условий.

Дополнительный перечень оснований, обязывающих работодателя, рассылать соответствующие уведомления работникам, может быть изложен в трудовом договоре или внутреннем локальном акте учреждения.

В данном видео содержится инструкция о том, как внести изменения в штатное расписание в программе ЗУП 1С 8.3.

– обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ФАЙЛЫ

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами. Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Порядок вынесения приказа

Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

• в результате введения нового направления деятельности;
• при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
• ввиду сокращения должностей;
• в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя. Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание. Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

• кадровой службой;
• юристами;
• секретарем.

При разработке такого приказа необходимо:

1. Провести анализ общей информации:
   • о должностных обязанностях;
   • об оптимальных временных затратах;
   • о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
2. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
3. Разработать проект должностной инструкции.
4. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
   • начальника кадрового подразделения;
   • начальника отдела, в который предлагается новая единица.
5. Разработать форму приказа.

В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.

Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

• если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
• если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Структура приказа

Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

1. название организации (как в учредительных документах);
2. город составления, номер и дату составления;
3. наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
4. основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
5. наименование должности;
6. количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
7. величину должностного оклада.
8. ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).

Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.

Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.

Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.

Любое незапланированное движение кадров или изменение существенных условий труда должно быть отражено в штатном расписании.

На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.

Кто подготавливает приказ?

Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации . Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.

Распоряжение на внесение изменений в документ поступает от руководителя организации или уполномоченного должностного лица. Составляет приказ специалист, на которого возложена данная обязанность.

Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.

Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами. Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:

• отдела по работе с персоналом;
• бухгалтерии;
• отделом юридической службы.

После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.

В каких ситуациях бывает нужно внести изменение в расписание?

Внесение изменений в штатное расписание проводится:

• в связи с увеличением или сокращением штата;
• если временно или постоянно вводится новая должность;
• если эта должность перебрасывается из одного подразделения в другое;
• в связи с изменением (повышением или понижением) окладов.

Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.

В документе надо указать, за счет каких средств будут начислять заработную плату по новой должности. Это возможно при наличии вакантных должностей или сокращении одной из должностей.

Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.

В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя. Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:

«В связи с производственной необходимостью, приказываю:

1. Ввести в штатное расписание должность водителя в транспортный отдел с заработной платой соответствующей должности слесаря 2 разряда.
2. Бухгалтерии начисление заработной платы производить за счет вакантной должности слесаря 2 разряда производственно-технического отдела.»

В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.

Внесение изменений в документы сотрудников

В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение . В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.

Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения. Необходимо подготовить следующие документы:

• Дополнительное соглашение о поручении, в котором указать размер доплаты — 30 или 50 % должностного оклада по совмещаемой должности.
• Приказ на данного сотрудника на совмещение.

Дополнительное соглашение и копия приказа подшивается в личное дело работника. Запись в трудовую книжку не производится.

В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:

• должность, подразделение;
• на какой срок;
• условия совместительства;
• размер оклада;
• другие условия.

Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.


В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:

• Уведомление о том, что должность сокращается, а работнику предлагают другое место работы. Его вручают работнику за два месяца.
• В случае согласия подписывается дополнительное соглашение о переводе на другую должность и приказ на перевод.
• В случае несогласия — приказ на увольнение в связи с сокращением штатной единицы согласно статьи 180 ТК РФ с выплатой выходного пособия и компенсации.

Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.