Разделы сайта
Выбор редакции:
- Отслеживание сдэк Можно ли забрать посылку на складе сдэк
- Найти перо птицы: что сулит примета?
- Особенности увольнения женщины с ребенком Имеют ли право сокращать на производстве вдов
- Броненосцы типа "андрей первозванный" 254 мм пушки броненосца андрей первозванный
- Инсценировка музыкальной сказки для детей старшей группы (5—6 лет) I
- Организация (предприятие) и ее основные характеристики
- Селекция наука о создании новых пород животных Понятие о породе, сорт, штамм
- Патологоанатом, основные компетенции Различая в работе
- Управление социальной защиты населения на уровне муниципального образования введение
- Как узнать о плановой проверке моего предприятия
Реклама
Типовая форма 8 журнал учета движения путевых. Образцы, бланки путевых листов и журнал их движения. Форма Журнала учета движения путевых листов |
Журнал учета движения путевых листов – типовая форма, которая используется на предприятиях, имеющих на балансе транспортные средства. В статье разберем, является ли Журнал обязательным для ведения, как правильно заполнить документ, кто ответственен за его ведение. Для чего необходим Журнал учета движения путевых листовСогласно действующему законодательству, все субъекты хозяйственной деятельности, на балансе которых находятся транспортные средства, обязаны вести учет расходов топлива на основании записей в путевых листах. Данное обязательство присваивается как организациям и предприятиям, так и физическим лицам, зарегистрированным в форме ИП. Для систематизации документооборота в части составления и обработки путевых листов используют специальный документ – Журнал учета движения путевых листов. Он предназначен для контроля сроков передачи путевых листов диспетчеру и их последующего предоставления в бухгалтерию для списания расходов топлива. Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листовС момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке. В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости. Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк. Форма Журнала учета движения путевых листовЖурнал учета движения путевых листов (форма №8) заполняется на унифицированном бланке, утвержденном постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. В отличие от бланка путевого листа, который в силу законодательный нововведений в последние годы претерпел некоторые изменения, форма №8 Журнала учета движения путевых листов остается неизменной с момента введения документа в 1997 году. С 1997 г. по 2013 г. предприятия и организации заполняли документ исключительно в соответствие с утвержденным бланком. С 2013 года (то есть с момента упразднения обязательств по ведению Журнала) форма №8 носит рекомендательный характер. Иными словами, субъекты хозяйствования вправе менять бланк, дополняя в него новые графы и исключая лишние, исходя из специфики деятельности конкретной организации. Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной). Ответственный за ведение ЖурналаДействующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами. Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала. Как правильно вести ЖурналВ настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия. Ниже представлен алгоритм действий для составления и заполнения Журнала, подготовленный с учетом общих нормативных рекомендаций: Шаг-1. Выбор формы ЖурналаНа подготовительном этапе компания принимает решение относительно формы, в соответствие с которой будет составлен Журнал учета движения путевых листов. Фирма вправе:
Шаг-2. Выбор ответственного лицаПрежде, чем переходить к утверждению формы документа, руководству предприятия следует выбрать сотрудника, который будет заниматься заполнением Журнала. Это может быть работник, чья деятельность непосредственно связана с оформлением путевых листов (диспетчер либо начальник транспортного отдела, один из водителей, т.п.), так и сотрудник другого подразделения (деловод, работник архива, т.п.). Шаг-3. Отражение порядка заполнения Журнала в учетной политикеПосле выбора формы Журнала и утверждения ответственного за его ведение лица, данная информация отражается в учетной политике либо в ином документе, который регламентирует внутренний документооборот предприятия (например, Порядок ведения внутреннего документооборота). Данные о порядке ведения Журнала отражается в виде отдельного раздела, с указанием следующей информации:
Шаг-4. Использование ЖурналаПосле вступления в силу учетной политики, Журнал следует вести в утвержденном порядке:
Передача путевых листов диспетчеру, а в последующем – в бухгалтерию, осуществляется в соответствие со сроками, утвержденными в учетной политике. К примеру, водители ООО « Магнат» обязаны передать путевые листы за неделю не позже следующего понедельника. При этом обязанность диспетчера – внести данные в Журнал и передать бухгалтерию путевые листы за отчетный месяц не позже 5-го числа следующего месяца. Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство. Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятииСистема документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8. Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами. ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации. Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга. КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД. Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:
Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документацияМероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ. Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:
Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать. В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют . Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов. Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала. В документе по форме №8 отражается такая информация:
Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:
Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года. Если обнаружена ошибкаПри обнаружении в журнале ошибок их разрешается исправлять. Порядок внесения изменений в заполненные графы регламентируется Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:
Самостоятельно разработанная формаЕсли предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:
В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи. Каждая организация, у которой в служебном пользовании есть транспортные средства, должна вести учет движения выдаваемых путевых листов. Для этого предусмотрена специальная форма, которая так и называется - "Журнал учета движения путевых листов". О том, как должен выглядеть этот документ и как заполнить его без ошибок, расскажет сайт Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать все оформленные путевые листы в специальном журнале. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 . Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 . За эти двадцаль лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевых листов законодатели вносили поправки ни один раз, последние из которых пришлись на начало 2019 года. Кроме формы № 8 постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевых листов (для грузовых и легковых автомобилей, а также автобусов). О них пойдет речь в другой статье, а сейчас мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, а также сдачей отработанных листов обратно в бухгалтерию организации. Что собой представляет журнал учета движения путевых листовПрименение такого учетного документа обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование журнала полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8(ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги листы, на которых нанесена таблица из девяти колонок. Каждая организация может разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указывается:
Заполнять журнал учета путевых листов, скачать типовой бланк которого можно в конце статьи, необходимо в порядке, установленном приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г., № 152 . Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств. Журнал учета путевых листов: образец заполненияВ заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Записи можно делать от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать листы для того, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульный лист документа, как обычно, должен содержать наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульном листе проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно. Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога при этом не требуется. Образец заполнения типового журнала выдачи путевых листов выглядит так: После того, как в журнале закончатся свободные листы и графы, его следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить. Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки. ФАЙЛЫ
Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично. Способ веденияЗаполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись). С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет. В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов. Составные части журналаБланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц). В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО. Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения. Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет. Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать. Кто заполняетАвтоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:
Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно. Законодательная базаПрилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности. Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться. Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании. Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу. Возможные дополненияТак как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:
Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя. Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов. «Журнал учета движения путевых листов» – специализированная форма заполнения бумаг предприятиями, утвержденная в рамках норм законодательства посредством постановления государственного комитета статистики РФ от 1997 г. Эта форма актуальна и применима в том случае, если на балансе организации присутствуют транспортные средства, и осуществляется выдача путевых листов. Посредством данной формы можно вести детализированный аналитический учет документов, которые выданы водителю. Также журнал учета путевых листов предполагает в своем составе поле, в котором производится фиксация даты приемки листа бухгалтером. Это очень удобно для настройки документооборота, сразу можно узнать, кто из сотрудников нарушает согласованный регламент предоставления документов. Документ может сохраняться и записываться в нескольких форматах, в частности – в печатной и электронной форме, что удобно для хранения, учета и систематизации информации. В этот документ вписываются данные обо всех листах, которые были выданы, и это не зависит от их типа формы. Документы подлежат сквозному типу нумерации. Получается, что вести сводный журнал нужно регулярно, так как формировать его задним числом не правильно. Состав документаФактически бумага включает в себя несколько реквизитов и особенностей, физически это обложка и часть табличного значения. В рамках обложки отмечается наименование компании и временной период, за который выполнен данный журнал. В рамках табличного элемента присутствует несколько немаловажных значений.
Примечание призвано расшифровать имеющуюся информацию в других графах, чтобы любому заинтересованному пользователю отчетности была ясна содержащаяся в таблице информация. Журнал учета путевых листов форма 8, скачать которую можно на сайте, должен заполняться непосредственно сотрудником фирмы, имеющим на это специальные полномочия. Если выдача документа осуществляется сторонней компанией на базе договорных отношений, то заполнением может заниматься специалист из сторонней организации, с которым заключен договор, предметом которого и являются услуги данного вида. Все нюансы прописываются в договорных отношениях с данной компанией, чтобы потом не возникало лишних вопросов, кто, когда заполняет ту или иную форму и как производится оплата за услуги. Журнал учета путевых листов образец заполнения имеет особый, обычный штатный сотрудник, который не сталкивался с такой формой ранее, может заполнить его неверно, что неминуемо приведет к штрафам со стороны контролирующих органов. |
Читайте: |
---|
Популярное:
Особенности увольнения руководителя организации |
Новое
- Найти перо птицы: что сулит примета?
- Особенности увольнения женщины с ребенком Имеют ли право сокращать на производстве вдов
- Броненосцы типа "андрей первозванный" 254 мм пушки броненосца андрей первозванный
- Инсценировка музыкальной сказки для детей старшей группы (5—6 лет) I
- Организация (предприятие) и ее основные характеристики
- Селекция наука о создании новых пород животных Понятие о породе, сорт, штамм
- Патологоанатом, основные компетенции Различая в работе
- Управление социальной защиты населения на уровне муниципального образования введение
- Как узнать о плановой проверке моего предприятия
- Да уж, теперь не разгонишься