Как только в вашей команде появился новый менеджер, важно сразу заняться его адаптацией и настроить на работу в соответствии с требованиями компании. Иначе через несколько месяцев будет уже поздно: продавец привыкнет к собственным, как ему кажется, эффективным моделям работы, и ему будет очень тяжело перестраиваться. Кроме того, в дальнейшем он может воспринимать замечания руководителя как придирки.

К чему приводит отсутствие системы адаптации?

Что такое адаптация? Это период, когда продавец попадает в компанию и начинает привыкать к новому коллективу, задачам, продукту, который он будет продавать. На этом этапе важно помочь своему сотруднику максимально быстро освоиться. Чтобы менеджер легко влился в вашу команду, разработайте систему адаптации.

Если у вас нет системы адаптации менеджеров, период самостоятельного обучения может затянуться. А показатели работы новичка будут составлять 30-70% от его реальных возможностей.

Например, если вы ставите рядовому специалисту ежемесячный план по продажам в размере 1 млн руб., то для новичка — от 300 000 руб. При этом, скорее всего, вы не будете сразу ставить жесткой задачи - закрыть план. Выполнит - прекрасно, не выполнит - дадите шанс на второй месяц.

Именно поэтому, важно сократить период адаптации до 5 дней. Это позволит уже в первый месяц работы поставить перед новичком более релевантный и высокий план. Он может быть вполне сравним с планом уже давно работающих сотрудников.

Как сократить период адаптации менеджеров?

В зависимости от сложности бизнес-процессов, в среднем адаптация менеджера и понимание специфики работы компании происходит за 1-3 месяца. Чтобы сократить это время, обратите внимание на 3 момента:

1. Упростите знакомство с коллективом, сразу представив нового менеджера сотрудникам бухгалтерии, отдела маркетинга, кладовщику и т.д. Не ждите пока он сделает это сам в течение месяца.

1. Для более быстрой адаптации отдайте менеджеру учебник по продукту. Он сможет получить максимум информации о компании, ее достижениях и всей линейке продуктов. Учебник должен быть максимально развернутым, простым и понятным. Подробнее об этом читайте в нашей статье .

1. Адаптация пройдет быстрее, если еще включить нового менеджера в вашу систему обучения.

Какие знания помогут адаптации менеджера:

1. О вашей целевой аудитории: кто ваши покупатели, как их найти, как провести квалификацию потенциального клиента на входе в .
2. и переговоров, которые нужно использовать. Какие могут быть возражения и что на них отвечать.
3. Сравнительный анализ вашего продукта с конкурентами, выгоды и преимущества.
4. Примеры результатов использования и внедрения вашего продукта, какие есть отзывы и достижения клиентов
5. Записи разговоров с клиентами лучших менеджеров
6. Личный лист развития
7. Визуализация результатов своей работы и всего отдела по выполнению плана продаж, например, с помощью dashboard (доска).

Ускорение выхода на плановые показатели продаж

Еще один фактор, который напрямую будет влиять на выполнение плана — профессионализм менеджера. Важно понимать, что даже наличие опыта продаж схожего продукта не гарантирует, что новичок покажет отличные результаты и у вас. На прошлом месте работы могут быть другие бизнес-процессы, логика самой продажи и регламент взаимоотношений с клиентом.

Так, например, в компании, из которой пришел сотрудник, входящий поток клиентов мог быть низким, и там стояла задача удержать покупателя любыми способами. А у вас, допустим, система маркетинга работает лучше, есть постоянный трафик, сотрудники закрывают сделки через три звонка. А если результат отрицательный, то отпускают клиента и ищут нового.

Поэтому важно, чтобы новый сотрудник во время адаптации понял, что не стоит тратить время на не нужных для компании клиентов, важно вовремя от них избавляться, а не продолжать бесконечные переговоры.

Именно по этой причине на этапе адаптации важно ввести специалиста в курс дела, объяснить, как происходят продажи в вашей компании, какой осуществляется контроль, назначить для него наставника.

Сокращение затрат на окладную часть дохода сотрудников

Сегодня рынок труда позволяет набирать персонал, который не имеет конкретных навыков в сфере маркетинга, продаж и обучать его. Но для этого в компании должна быть разработана система обучения сотрудников.

Поверьте, она поможет не только более быстрой адаптации новых менеджеров под ваши стандарты, но и сохранению их оклада практически таким же, как и при трудоустройстве.

Сегодня уже нет необходимости платить много денег высококлассному специалисту, который потратил время на собственное образование и сразу хочет получить большую отдачу. Безусловно, оклад может расти, как и результаты самого сотрудника, но не так кратно, как если бы вы взяли специалиста с открытого рынка.

Поэтому, чтобы сократить период адаптации менеджеров, получить хороших специалистов и снизить затраты на оплату труда, задумайтесь над разработкой системы обучения персонала. О том, что она должна включать, мы расскажем в следующих статьях.

Поиск и найм сотрудников традиционно входят в обязанности менеджера по персоналу. Но найти нужного человека - это только часть дела. Не менее важно помочь новичку адаптироваться, раскрыть свои лучшие стороны, вписаться в коллектив, быстро выйти на уровень максимальной производительности труда. И здесь уже основную роль играет непосредственный руководитель нового сотрудника. Обучить линейных менеджеров навыкам работы с людьми - одна из задач менеджера по персоналу. При разработке курса по обучению менеджеров навыкам построения адаптационных программ для новых сотрудников, вы можете воспользоваться советами Джона Салливэна (Dr. John Sullivan)

Для удержания сотрудников и формирования у них нужной трудовой мотивации первая неделя на новом рабочем месте может оказаться решающей. Мы часто затрачиваем массу времени и денег на привлечение кандидатов и набор сотрудников, но стоит им приступить к работе - тут же отворачиваемся и начинаем относиться к ним как к едва знакомым посторонним. Нам следует научиться воспринимать рекрутинг, как первую половину процесса найма персонала. Адаптация - вот второй, зачастую игнорируемый элемент.

Я разработал немало программ по адаптации, и, с моей точки зрения, важность первого дня и первой недели на новом рабочем месте слишком высока, чтобы полагаться лишь на отдел кадров или ограничиваться чтением инструкций. Менеджерам следует контролировать процесс освоения сотрудника в коллективе. Роль, которую менеджер играет на протяжении первой недели работы, подобна роли родителей, усыновивших ребенка. Она критически важна, потому что взаимоотношения развиваются (или портятся) стремительно.

Уже сегодня большинство адаптационных программ - это чуть больше, чем просто демонстрация видеофильма об истории создания фирмы. Но если вы действительно хотите организовать успешный процесс «вхождения», важно с самого начала понять, как он влияет на конечный результат - удержание нужного сотрудника и повышение производительности его труда, - и четко сформулировать цели.

Вам как менеджеру необходимо знать, почему адаптационный период так важен. Перечислим причины, по которым вы должны сфокусировать на нем свое внимание.

Сокращение времени, затрачиваемого на достижение оптимальной производительности труда. Любая задержка в обеспечении новых сотрудников инструкциями, оборудованием, ресурсами и необходимым обучением, может замедлить достижение ими ожидаемого уровня производительности. Каждый день задержки фрустрирует сотрудника и может привести к потере тысяч долларов прибыли, если это связано с разработкой новых товаров или продажами.

Использование нового сотрудника в качестве источника информации для рекрутинга, поиска потенциальных кандидатов. Спросив у новичка, кто еще успешно работал в его предыдущей фирме, менеджеры могут без особых усилий пополнить свой кадровый резерв. Иногда можно прямо попросить новичков помочь в привлечении их бывших коллег.

Проведение конкурентной разведки. Расспросив новичка о самых лучших приемах в работе предыдущей фирмы, его новый менеджер может получить много новых идей.

Создание имиджа фирмы («лучшее место для работы»). В первую неделю новичок может десятки раз созвониться с друзьями. То, как к новому сотруднику относятся в течение этого критически важного периода, повлияет на рассказы о том, как ему работается. Если отзывы будут положительными, то его друзья, возможно, захотят устроиться в вашу фирму. Негативные комментарии также могут повлиять на общий имидж фирмы и даже на продажи в будущем.

Прояснение ожиданий менеджера. В первый день важно убедиться, что новый сотрудник знает, чего от него ожидает менеджер, каковы задачи отдела и какой вклад лично он может внести в развитие фирмы.

Понимание ожиданий сотрудника. Не менее важно, чтобы менеджер выяснил, каковы ожидания нового сотрудника относительно условий и содержания работы, обучения, продвижения по службе.

Принятие сотрудником принципа «разделения ответственности». Важно разъяснить новому сотруднику, что он разделяет ответственность за то, чтобы стать продуктивным членом команды.

Поддержка принятия решения о работе. Менеджеру нужно «завершить продажу», восхищаясь новым сотрудником и поддерживая его решение работать в фирме. Следует ответить на все вопросы новичка, рассеять его опасения и дать ему информацию для обсуждения с друзьями.

Каждый менеджер подходит к адаптации сотрудников по-своему, но есть несколько моментов, которые просто необходимо предусмотреть. Ниже приведен «набор» возможных действий менеджера, способствующих ускорению адаптации, росту производительности труда и, в конечном счете, повышению вероятности того, что новичок останется в фирме.

Помогите сотруднику понять общую картину

Познакомьте нового сотрудника с целями работы вашего подразделения, фирмы в целом и объясните, каков должен быть его личный вклад в достижение общего результата.

Кратко расскажите ему о корпоративной культуре, сформулируйте миссию вашей фирмы и объясните принятые корпоративные ценности.

Дайте ему копию схемы организационной структуры.

Познакомьте с формами или документами, в которых изложены принципы системы оценки результатов работы сотрудников и принципы системы вознаграждения, чтобы новичок мог понять, как его будут оценивать и за что вознаграждать.

Сделайте нового сотрудника частью команды

Убедитесь, что непосредственный руководитель встретил нового сотрудника в самом начале первого рабочего дня и лично представил всем членам команды, предусмотрите время для беседы «с глазу на глаз» новичка с его непосредственным руководителем.

Подготовьте план «появления на публике», чтобы познакомить нового сотрудника с лучшими менеджерами, работниками и клиентами.

Создайте на корпоративном веб-сайте страничку с фотографиями всех членов команды (или разместите фотографии на доске объявлений), чтобы новичку было легче запомнить имена людей, с которыми он встречается.

Выясните, с кем из ключевых сотрудников новичок хотел бы встретиться в течение первой недели, и запланируйте эти встречи.

Заранее запланируйте ряд своих встреч один на один с новым сотрудником, чтобы выявить причины его возможных разочарований и проблемы еще до того, как они выйдут из-под контроля.

Выдайте новичку пять 25-долларовых сертификатов, которые он вручит сотрудникам, больше всех помогавшим ему на протяжении первого месяца работы.

Разработка целей и планов для нового сотрудника

Прикрепите к новичку как минимум одного временного наставника (предпочтительнее - из числа лучших сотрудников).

Разработайте индивидуальный план обучения для нового сотрудника, чтобы он получил необходимые навыки и был в курсе всех нововведений. Предоставьте ему возможность изучить опыт работы лучших сотрудников, используйте «временные назначения», включите в проектную работу, создайте обучающее окружение. Убедитесь, что необходимое для выполнения новой работы обучение организовано вовремя.

В первый день его работы объясните сотруднику, что он разделяет с менеджером ответственность за то, чтобы стать продуктивным членом коллектива. С самого начала должно быть установлено двустороннее общение. Начните с разъяснения, что новичок должен помочь менеджеру понять, что его мотивирует и что его фрустрирует, расстраивает. Предложите новому сотруднику регулярно делиться с менеджером своими ожиданиями и планами относительно карьерного роста, обсуждать, как можно превратить «просто хорошую работу» в «работу его мечты».

Конкурентная разведка

Предложите новому сотруднику назвать имена коллег по предыдущей работе, которых стоило бы пригласить в вашу фирму, и попросите у него помощи в их найме. Расспросите его о лучших способах, методах, приемах работы в других фирмах, в которых он работал раньше. Попросите совета, что из этого опыта стоило бы применить у вас.

В конце первой недели попросите сотрудника ответить на вопросы анкеты для определения уровня его удовлетворенности работой.

Вопросы сотрудников и ответы на них

Традиционные программы адаптации предполагают, что большинство вопросов относительно своей будущей работы кандидат должен задать, находясь в отделе кадров. При помощи фокус-групп и опросников можно выявить эти вопросы и подготовить ответы на них еще до того, как кандидат наберется смелости спросить.

Назначьте «принимающего координатора», которому новые сотрудники смогут позвонить еще до начала работы на новом месте.

Предоставьте новичкам доступ к корпоративной локальной сети или центру обработки звонков (call center), чтобы они могли подробнее узнать о фирме и ее преимуществах еще до начала работы. На большинство вопросов относительно компенсационного пакета, процедур оформления на работу, организации обучения также можно ответить заранее. Эту информацию разместите на специальном сайте. Доступ к такому сайту новый сотрудник сможет получить с помощью пароля, который сообщит ему «принимающий координатор».

Соберите связанные как непосредственно с работой, так и с фирмой в целом типичные вопросы, которые могут интересовать новичков или быть непонятными для них. Для этого побеседуйте с нанятыми ранее и выполняющими похожую работу сотрудниками.

Создайте на корпоративном веб-сайте страничку с перечнем часто задаваемых вопросов и ответами на них, чтобы новые сотрудники не испытывали смущения от того, что им придется задавать слишком много «бессмысленных» или наивных, глупых вопросов. Предусмотрите возможность анонимно задавать вопросы и получать ответы.

Выдайте новичкам «талоны», дающие право задать «наивные» вопросы. Эти талоны могут помочь уменьшить страх показаться некомпетентным, боязнь задать глупый вопрос.

Организуйте праздник, чтобы показать новичку, что ему рады

Менеджерам следует обдумать использование одного или нескольких «поводов для праздника», чтобы повысить энтузиазм нового сотрудника.

Выдайте новому сотруднику футболку или сувенир с логотипом компании, чтобы помочь ему идентифицировать себя с фирмой.

Прежде чем он выйдет на работу, пришлите новому сотруднику домой по почте его визитные карточки, чтобы подчеркнуть его важность и показать, что он принял правильное решение - работать в вашей фирме.

Организуйте небольшую вечеринку, чтобы отпраздновать вхождение нового сотрудника в команду, или устройте общекомандную встречу в первый день его работы для знакомства с коллективом.

Подарите новичку футболку или подставку для чашки с подписями всех сотрудников.

Разместите на корпоративном веб-сайте приветственное сообщение.

Вручите новому сотруднику «Лист знакомств» - список сотрудников подразделения (можно с фотографиями) - и предложите в течение нескольких дней познакомиться со всеми членами коллектива и собрать их подписи на «Листе знакомств».

Организуйте телефонный звонок (или письмо) от директора / главного управляющего с приветствием новому сотруднику. Личное обращение высшего руководства очень мотивирует.

Разместите в корпоративной газете, на веб-сайте или в холле офиса приветствие новичку и расскажите всем о новом члене команды (кем он будет работать, в каком отделе или проекте, какое у него хобби).

Чего следует избегать

Не «бросайте» новичка одного. Не считайте, что познакомиться со всеми сотрудниками и вписаться в коллектив - это его личная обязанность.

Дайте время на адаптацию. Не ожидайте от сотрудника слишком многого и немедленно.

Не будьте излишне критичны.

Не ограничивайте нового сотрудника только чтением инструкций и руководств - включите в живое, заинтересованное общение с коллегами.

Не заставляйте сотрудника все утро, пока не надоест, заполнять сложные формы для оформления льгот и компенсаций. Позвольте ему сделать это позже.

Что можно сделать еще

Внесите изменения в систему оценки результатов работы сотрудников и систему вознаграждений с учетом времени, необходимого для обучения новичков и помощи в их адаптации.

Регулярно - в конце первого, третьего и шестого месяцев - проводите опросы новых сотрудников для выяснения удовлетворенности работой. Выявляйте проблемы и причины разочарования.

Предложите новичкам изложить идеи или решения относительно того, как улучшить процесс адаптации и работу вашего подразделения (новички часто замечают то, к чему привыкли сотрудники со стажем). Обобщайте полученные предложения и учитывайте в дальнейшей работе.

Спросите нового сотрудника, почему он принял предложение о работе в вашей фирме, отказавшись от других вариантов. Направьте эту информацию специалистам по рекрутингу (в рекрутинговое агентство или специальное подразделение фирмы), чтобы улучшить процесс поиска новых работников, и менеджерам по персоналу, чтобы усовершенствовать процесс найма.

Если новый сотрудник переезжает из другого города или района, порекомендуйте ему список лучших школ, детских садов, магазинов и т. п., расположенных поблизости, чтобы помочь ему освоиться на новом месте. Подумайте, как привлечь супругов и детей ваших нынешних сотрудников, чтобы помочь семье новичка узнать о жизни в вашем сообществе.

Создайте для новых сотрудников чат-комнату, рассылку или веб-сайт, чтобы предоставить им возможность общаться и помогать друг другу.

Сделайте словарь акронимов, устойчивых выражений, используемых сотрудниками вашей фирмы. Разместите на веб-сайте ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ), чтобы новичкам не приходилось задавать неудобные вопросы о значении специальных терминов и выражений. Эти знания помогут снизить количество ошибок в работе.

Используйте возможности современных технологий

Особенно сложно новичкам адаптироваться к новой команде в больших фирмах. Локальные корпоративные сети, рассылки и электронная почта могут помочь им освоиться на новом рабочем месте.

Проведение опросов с помощью внутренней компьютерной сети позволяет в два раза сократить время на заполнение форм и обработку результатов.

Консультации опытных сотрудников («виртуальных наставников») по электронной почте помогают новичкам быстрее выйти на высокий уровень производительности труда и избежать ошибок при работе с клиентами.

Обучение в игровой форме (найди информацию - выиграй приз) помогает стимулировать сотрудников к поиску нужной информации в локальной сети.

Инструмент для разработки программы адаптации

Мы рассказали о приемах, которые менеджеры могут использовать для того, чтобы создать успешную программу адаптации. Ниже приведен один из самых важных инструментов для разработки такой программы: опросник адаптации сотрудника. Он состоит из двух частей: вопросы по найму и вопросы по мотивации. Вопросы являются открытыми, то есть не предполагают выбор или оценку готовых вариантов ответов. Для вас важно именно содержание ответов. Вы можете модифицировать опросник для собственных целей, но, как убеждает нас опыт, предложенный формат подходит в любых ситуациях.

ОПРОСНИК АДАПТАЦИИ СОТРУДНИКА

Часть I. Вопросы по найму

ПОМОГИТЕ НАМ СОЗДАТЬ УСПЕШНУЮ КОМАНДУ

Теперь, когда Вы стали частью нашей фирмы, Вы обладаете уникальной возможностью помочь нам построить успешную команду. Пожалуйста, будьте искренни и помогите нам улучшить процесс набора кадров и привлечь яркие таланты.

Рассматривали ли Вы предложения о работе в других фирмах? В каких именно?

Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности, что в них привлекло Ваше внимание.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Чем эти предложения отличались от наших? (Не могли бы Вы предоставить нам копии писем, содержащих эти предложения?)

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Перечислите «их» предложения (базовые / лучшие).

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Кого еще из сотрудников фирм, в которых Вы работали ранее, нам следует нанять? Укажите их должности и сильные стороны.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Пожалуйста, перечислите в порядке убывания, в чем их ценность как потенциальных кандидатов.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Сможете ли Вы помочь нам нанять их на работу?

Да ___ Нет

Кто из сотрудников фирм, в которых Вы работали ранее, на первый взгляд, неплохо справляется на своем рабочем месте, но не подошел бы для нашей фирмы?

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Назовите наиболее успешные методы ведения бизнеса, управления персоналом, технические приемы, используемые в фирмах, в которых Вы работали ранее? Пожалуйста, перечислите их в порядке убывания важности:

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Часть II. Вопросы по мотивации

МЫ ХОТИМ ПОНЯТЬ ВАС ЛУЧШЕ

Помогите нам лучше узнать Вас, понять, какой стиль управления Вы предпочитаете. Сотрудники и менеджеры нашей фирмы чувствуют ответственность за то, чтобы каждый из вновь принятых работал настолько продуктивно и был мотивирован настолько хорошо, насколько это возможно. Вы можете помочь нам понять, как организовать Ваш труд и мотивировать Вас, чтобы Вы смогли делать «лучшую работу в своей жизни». Эта анкета уже сама по себе немаловажный первый шаг к взаимопониманию. Мы ожидаем, что Вы и в дальнейшем будете помогать Вашему менеджеру и лидеру команды узнать, каковы Ваши цели и как мы можем помочь в их достижении.

Почему Вы согласились работать у нас? Пожалуйста, изложите причины в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Откуда Вы узнали об этой работе? Какой источник информации или способ привлечения персонала убедил Вас предложить свою кандидатуру?

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Почему Вы уволились из фирмы, в которой раньше работали? Что Вас больше всего не устраивало в ней?

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Чего Вы ожидали от предыдущей работы? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Что мотивирует Вас работать очень хорошо? В число категорий мотивации входят: вознаграждение, признание, увлекательная сложная задача, стремление к разнообразию, контроль, профессиональное обучение, должностной рост, открытое общение. Пожалуйста, выберите категории из предложенного списка или добавьте свои. Перечислите их в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Что для Вас интересно в профессиональном плане? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Над какими проектами или задачами Вы хотели бы работать у нас?

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Чего вы ожидаете от новой работы? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Мы хотим понять, какой стиль обучения больше подходит для Вас. Что мы можем сделать, чтобы Вы всегда были в курсе последних новинок в Вашей профессиональной области? Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Чего Вы хотите добиться на новой работе. Пожалуйста, перечислите в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Каким Вы видите свой карьерный рост в ближайшие три года (включая должности, навыки и опыт)?

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

5. ________________________________________

Опишите «работу Вашей мечты». Что она собой представляет: место, люди, ресурсы, проекты и т. д. Пожалуйста, перечислите их в порядке убывания важности.

1. ________________________________________

2. ________________________________________

3. ________________________________________

4. ________________________________________

Новое место работы всегда сопряжено со стрессом и немалыми волнениями для человека, независимо от его опыта, квалификации и навыков.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Чтобы процесс «акклиматизации» прошел для новичка максимально комфортно, служба персонала во главе с руководителем занимается составлением и внедрением программы адаптации.

Что собой представляет документ?

Адаптационная программа – это, другими словами, план введения в должность. Она необходима для установления единого процесса адаптации во всех подразделениях компании.

Программа содержит обширный перечень действий как для нового работника, так и для куратора – специалиста, который будет «вести» новичка.

Как правило, документ включает две части: общую и индивидуальную.

Специалисты кадрового менеджмента отмечают, что окончательное «вливание» человека в фирму происходит на 10-12 месяц.

Самый непростой период – это первые два-три месяца, которые нередко совпадают с . Именно поэтому продолжительность программ адаптации нередко совпадает с этим периодом.

Четкая, грамотно составленная программа адаптации позволяет сократить срок «акклиматизации» до полугода и даже меньше.

Хороший план введения в должность имеет следующие характеристики:

• он скрупулезно спланирован;
• его содержание предельно ясно;
• роли участников адаптационного процесса четко распределены.

Структура программы адаптации представлена в таблице:

Следует отметить, что процесс адаптации включает несколько стадий, и разные фирмы практикуют как упрощенные варианты, так и более комплексные, структурированные программы.

Цели внедрения

Программы адаптации в различных фирмах составляются и внедряются с учетом специфики конкретной компании.

Их главная цель – обеспечение внимательного подхода к новому работнику, создание максимально комфортных и в то же время эффективных условий вступления в должность.

Программа адаптации персонала нужна для того, чтобы в организации была цельная, отработанная процедура приема работников.

Ее основная задача – быстрое и простое введение новичка в курс дела, знакомство с коллективом и должностными обязанностями.

План введения в должность способствует минимизации ошибок, снижает изначальный дискомфорт и повышает уровень квалификации работника уже с первых дней.

Особенности разработки и внедрения

Единого алгоритма составления программы адаптации нет, поскольку документ должен быть сориентирован на специфику деятельности фирмы.

Однако обобщает все программы адаптации то, что они содержат несколько этапов и преследуют похожие цели.

Кто занимается подготовкой проекта?

Программа составляется менеджером по персоналу совместно с руководителем.

В некоторых организациях руководители полностью возлагают на себя эту задачу. Однако чаще всего руководители занимаются непосредственно составлением плана вхождения в должность, который относится к индивидуальной части программы.

Основные участники программы:

• прямой руководитель;
• куратор;
• специалист кадровой службы.

Программу должны знать и задействовать в своей работе:

• гендиректор;
• руководители направлений;
• руководители структурных подразделений;
• наставники;
• специалисты кадровой службы.

Практические примеры

Пример программы адаптации новых сотрудников дает наглядное представление о том, как должен выглядеть и что содержать документ.

Программа адаптации новых сотрудников (пример)

Образец программы:

Процесс адаптации состоит из четырех периодов, каждый из которых предполагает решение поставленных задач. Каждая задача закреплена за определенным участником программы: специалистом кадровой службы, наставником, прямым руководителем.

Первый этап. Обязанности участников за три дня до выхода работника.

Специалист кадровой службы:

• созванивается с сотрудником перед его выходом, удостоверяется, что все в силе;
• сообщает коллективу о выходе нового работника;
• подготавливает материалы, необходимые в первый день: список внутренних и городских телефонов фирмы; бланк на доступ к интернету и e-mail; правила проведения звонков по межгороду; бланк заявления на участие в корпоративной связи;
• подготавливает пропуск;
• проверяет рабочее место: ПК (офисные программы, документация, подключение к сетям, настройка печати); оргтехника (факс, ксерокс и проч.); комплект канцтоваров и расходников.

Прямой руководитель:

• проверяет служебную инструкцию;
• назначает наставника.

Второй этап. Первый рабочий день.

Специалист кадровой службы:

• встречает работника, проводит на рабочее место;
• проводит кадровое оформление, дает сопутствующий ;
• обсуждает стиль управления, специфику корпоративной культуры и т. д.;

Руководитель:

• представляет работника коллективу, знакомит с наставником;
• обсуждает должностные обязанности, заполняет лист задач на испытательный срок;
• рассказывает о системе бонусов и штрафных санкций;
• объясняет порядок компенсации затрат, выдачи зарплаты, оплаты больничного;
• рассказывает об организационной структуре;
• обсуждает первый рабочий день.

Наставник:

• знакомит с правилами трудового распорядка;
• предоставляет информацию бытового плана (расположение санузла, столовой, места отдыха);
• рассказывает о традициях отдела;
• знакомит с системой коммуникаций и связей;
• рассказывает о поведении при ЧП;
• обсуждает первый рабочий день.

Третий этап. Первая рабочая неделя.

Специалист кадровой службы:

• рассказывает о процедурах и политике относительно кадров (система карьерного роста);
• анализирует компетенцию и составляет персональную программу подготовки.

Наставник:

• знакомит с миссиями, целями и стратегическими направлениями фирмы;
• предоставляет перечень документов, с которыми нужно ознакомиться;
• рассказывает об устройстве административно-хозяйственной системы;
• знакомит с работниками, с которыми предполагается непосредственное сотрудничество;
• знакомит с сущностью работы, нормами выполнения, полномочиями;
• рассказывает о системе отчетности.

Четвертый этап. По окончании испытательного срока.

Специалист кадровой службы:

• дает работнику оценочный лист для заполнения;
• анализирует полученный лист;
• обсуждает с работником заполненный лист, выходит на обратную связь (узнает мнение о компании, выслушивает предложения и т. д.).

Руководитель:

• информирует об окончании испытательного срока, назначает дату обсуждения результатов;
• проводит обсуждение и выходит на обратную связь.

Это типовой образец программы адаптации, который используется многими фирмами.

Программа для рабочего (производственного) персонала (пример)

Введение в должность осуществляется в 4 этапа (1 этап – 1 смена).

Первый этап (первая смена) – подготовка. Цель – знакомство с деятельностью предприятия.

Предоставление информации о компании, знакомство с условиями труда и распорядком:

• история предприятия;
• продукция;
• структура управления;
• условия труда (график, отпуск и проч.);
• корпоративная культура;
• правила оформления базовой документации.

Ответственное лицо: начальник смены.

Знакомство с отделением и рабочим местом:

• представление сотрудникам;
• знакомство с распорядком дня;
• знакомство с должностной инструкцией;
• знакомство с производственными функциями;
• знакомство с документацией, регламентирующей производственный процесс.

Ответственное лицо: начальник отдела.

Знакомство с процедурой взаимодействия подразделений учреждения:

• список отделов, с которыми предполагается взаимодействие;
• технология взаимодействия;
• сложности процесса производства;
• способы решения проблем.

Ответственное лицо: начальник отдела.

Второй этап (вторая смена) – начальный период. Цель – освоение работником своих обязанностей.

В конце смены начальник оценивает умения и навыки работника, дает рекомендации.

Третий этап (третья смена) – приспособление. Цель – вовлечение сотрудника в производственный процесс, адаптация к требованиям предприятия. Начальник по завершении смены дает оценку результатам работы, делая акцент на социально-психологическом аспекте (налаживание взаимоотношений с коллегами, восприятие информации и т. д.).

Четвертый этап (четвертая смена) – окончание периода ввода в должность. Цель – стабильный труд работника. Сотрудник действует в рамках компетенции на смену. В конце подводятся общие итоги, даются рекомендации и разъяснения.

Еще один, типовой, пример программы адаптации вы можете скачать здесь:

Подходы к внедрению

Условно процедура адаптации делится на четыре стадии:

• Анализ уровня подготовки сотрудника. Если помимо специальной подготовки имеется опыт в аналогичной должности, адаптация пройдет очень быстро.
• Ориентировка. Знакомство сотрудника с требованиями и обязанностями.
• Действенная ориентация. Адаптация сотрудника к статусу, вовлечение в отношения с коллегами.
• Функционирование. Завершение адаптации. Постепенное преодоление проблем и переход к полноценной работе.

Результаты

Что дает внедрение грамотно спланированной программы адаптации:

• минимизация издержек на период вовлечения в рабочий процесс;
• снижение текучки кадров на 10-20%;
• экономия времени руководства и рядовых специалистов;
• формирование у новичка чувства удовлетворенности трудом;
• база для создания приверженности работника организации.

Как оценить экономическую эффективность?

По завершении периода адаптации руководитель заполняет бланк оценки работника. На основании данной информации можно сделать выводы о его потенциале, раскрыть сильные и слабые стороны и дать необходимые рекомендации.

Для оценки экономической эффективности следует проанализировать ряд показателей за определенный период времени:

• достижения конкретного отдела и всего подразделения;
• объемы производства (насколько изменились и в какую сторону);
• текучесть кадров.

Следует отметить, что процедура адаптации персонала, равно как и составление программы, не регулируются законодательными нормами.

3.3 Этапы проведения адаптации; алгоритм действий менеджера по персоналу

Итак, вся подготовительная работа по организации адаптации новых сотрудников на предприятии проведена: разработаны и утверждены Положение об адаптации и Положение о наставничестве, разработаны программы адаптации, планы введения в должность и оценочные листы по разным категориям работников, определены наиболее подходящие на роль наставников сотрудники, сформирована «Папка новичка» - всё готово к приёму новых членов организации.

Процесс адаптации нового сотрудника можно разделить на несколько этапов, каждый из которых подразумевает проведение определённых адаптационных мероприятий и применение конкретных инструментов адаптации.

1. До начала работы нового сотрудника в компании.

1.1 Подготовить рабочее место. В случае, если, например, речь идёт о сотруднике производственного подразделения, необходимо заранее обеспечить подготовку инструментов, которые потребуются ему для работы, и комплекта рабочей одежды (информация о размерах одежды сотрудника может быть включена в анкету, которую он заполняет на этапе собеседования). Если речь идет о сотруднике офиса, то к его приходу следует подготовить рабочее место: стол, стул, компьютер, другую технику. Для удобства решения этого вопроса в заявку на подбор персонала может быть включён пункт о необходимости оборудования нового рабочего места, если должность будущего сотрудника является новой для подразделения, что позволит Административно-хозяйственному отделу и IТ-отделу спланировать свои действия по приобретению необходимой мебели и техники.

1.2 Определить наставника. Включить сотрудника в группы на обучение в рамках корпоративного учебного центра, если в этом есть необходимость.

1.3 Подготовить «Папку новичка», план введения в должность, программу адаптации.

1.4 Направить сотрудника на медицинский осмотр, если это является обязательным условием трудоустройства специалиста, например, на предприятии химической промышленности.

1.5 Проинформировать коллектив о новом сотруднике.

1.6 Если это кандидат на должность руководителя - предложить ему познакомиться с коллективом до выхода на работу.

2. Вводный этап: первый день сотрудника в компании.

2.1 Оформить его в отделе кадров, ознакомить с положениями, должностной инструкцией, локальными нормативными актами. Предоставить необходимые документы (правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор).

2.2 Провести ознакомительную беседу с новичком, ключевые моменты обсуждения:

Инструктаж по технике безопасности и охране труда;

Оплата труда;

Премии и бонусы;

Условия переработок;

Условия изменения оплаты;

Рабочий график, отпуска, больничные;

Наказания, штрафы;

Поощрения;

Испытательный срок;

Какие параметры контролируются;

Кто и на какие вопросы может ответить.

2.3 Вручить «Папку новичка», последние выпуски корпоративной газеты.

2.4 Познакомить нового сотрудника с коллегами, провести экскурсию по подразделению.

2.5 Организовать беседу с руководителем и/или наставником. Разъяснить план введения в должность.

2.6 Обеспечить допуск в базы данных, информационные системы компании, создать электронный адрес.

3. Ознакомление и общая ориентация: первая неделя работы.

На данном этапе происходит ознакомление нового сотрудника с компанией, корпоративными правилами, историей, структурой, трудовым распорядком, традициями, политикой в области управления персоналом и т.д. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако, поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких, как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию.

Цели - формирование положительного отношения к организации; обеспечение понимания принципов функционирования компании; прояснение требований и ожиданий со стороны компании, обеспечение понимания принципов функционирования отдела, внутренних и внешних коммуникаций отдела; формирование командного духа и лояльности.

4. Введение в должность.

Этот этап включает в себя ознакомление с целями и задачами нового сотрудника, с процедурами и правилами, а также установление отношений с коллегами. Инструментами данного этапа являются Положение об отделе, Должностная инструкция сотрудника, составленный план введения в должность, оценочный лист, утверждённые в компании регламенты и правила.

Реализацию этой функции берёт на себя наставник либо непосредственный руководитель.

5. Действенная адаптация.

Данный этап состоит в приспособлении новичка к новому статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках этого этапа нужно дать возможность сотруднику активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Менеджер по персоналу должен на данном этапе оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности его деятельности и особенностей взаимодействия с коллективом.

6. Функционирование.

Этот этап характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при «стихийной» адаптации этот этап наступает после года или даже полутора лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то достаточной эффективности можно ожидать уже через несколько месяцев работы нового сотрудника.

Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организации привлекается большое число персонала.

Очень важно на этапах «Ознакомление и общая ориентация», «Введение в должность», «Действенная ориентация» и «Функционирование»:

Обеспечить эффективную работу с наставником;

Контролировать соблюдение программы адаптации;

Обеспечить посещение сотрудником запланированных программ обучения;

Обеспечить нового сотрудника всем необходимым для быстрого привыкания к выполнению своих профессиональных обязанностей.

7. Завершение.

На этапе завершения важно получить обратную связь от всех участников процесса адаптации нового сотрудника, провести анализ эффективности самого процесса и его элементов.

За две недели до окончания испытательного срока:

Напомнить руководителю об окончании испытательного срока сотрудника его подразделения.

Направить наставнику и руководителю нового сотрудника бланки для оценки его деятельности за весь период испытательного срока.

За три дня до окончания испытательного срока

Проконтролировать заполнение оценочных форм.

Обсудить с непосредственным руководителем и наставником результаты вхождения в должность нового работника.

Подвести итоги.

В случае негативного решения предложить перевод на другое место работы в рамках компании или вынести на решение руководителя вопрос об увольнении; в случае положительного решения - поздравить нового сотрудника с успешным прохождением испытательного срока.

Провести беседу с сотрудником при участии его руководителя и наставника, подытожить успехи в период адаптации, обговорить с новичком проблемные моменты, на которые ему следует обратить внимание.

Уточнить ключевые задачи на год, разработать план индивидуального развития работника.

Подводя итоги, можно сказать, что менеджер по персоналу, проводя адаптацию нового сотрудника, должен действовать методично, в логической последовательности и, конечно же, уделять внимание даже мелочам. Необходимо постоянно контролировать процесс адаптации, взаимодействуя при этом как с самим новичком, так и с его наставником и непосредственным руководителем. Возникающие в период адаптации проблемы (конфликты) должны быть для менеджера по персоналу основой для анализа и разработки предложений по улучшению программы адаптации.

Адаптация новых сотрудников на предприятии

Процесс адаптации нового сотрудника можно разделить на несколько этапов, каждый из которых подразумевает проведение определенных адаптационных мероприятий и применение конкретных инструментов адаптации Красова, Е...

Адаптация персонала на предприятии

Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа. Этап 1. Оценка уровня подготовленности новичка. Это необходимо для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку...

Деловой этикет в управлении

В исследуемой организации, для менеджера по персоналу можно выделить следующие роли: 1. Кадровый стратег - член управленческой команды, отвечающий за разработку и реализацию кадровой стратегии...

Менеджер по персоналу должен выполнять следующие функции, рисунок 1.1. Рис. 1.1 Управление трудовыми ресурсами. Планирование будущих потребностей в квалифицированном персонале. Планирование осуществляется в три этапа ...

Карьера менеджера по персоналу

Менеджер по персоналу должен выполнять следующие функции: - планирование трудовых ресурсов; - вербовка; - отбор; - определение заработной платы и льгот; - профориентация и адаптация; - обучение; - оценка трудовой деятельности; - подготовка...

Методы и проблемы подбора персонала в современных организациях

В этом разделе мы поговорим об основных ошибках управленца человеческими ресурсами. Как правило, у менеджера по подбору персонала следующие обязанности: размещать объявления о вакансиях в СМИ...

Особенности адаптации персонала в организациях

Профориентация и трудовая ориентация персонала

Согласно учебному пособию «Управление персоналом» под редакцией Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина, процесс адаптации можно разделить на четыре этапа. Этап 1...

Разработка мероприятия по совершенствованию кадровой политики на примере торгового комплекса ООО "Шамса–Ходинг"

Прибыль компании 1636358,1444 рублей Рентабельность 90,42% Разработанное мероприятие по совершенствованию кадровой политики позволит ООО «Шамса-Холдинг» стать более успешным и эффектны торговым комплексом. Список литературы 1 Ващенко В.П...

Разработка, документирование, анализ и управление процессом системы менеджмента качества "Ремонт автотранспорта"

После проведения корректирующих/предупреждающих действий необходимо показать, как эти меры повлияли на показатели процесса: 1) план предупреждающих действий был проведен для уменьшения интенсивности отказов...

Совершенствование системы адаптации в Кировском филиале ОАО "Ростелеком"

Процесс адаптации можно разделить на 4 этапа: Этап 1. Оценка - определение уровня подготовленности кандидата. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний...

Стили и методы управления организацией сервиса (на примере гостиницы "Юность")

В отличие от других видов ресурсов, человеческие ресурсы характеризуются тем, что результаты их использования носят вероятный характер. Это означает, что зачастую не представляется возможным оценить заранее...

Стрессовые ситуации в работе менеджера по персоналу

Человек, постоянно работающий с людьми, часто подвергается стрессам на рабочем месте. Все люди разные, и у всех разное мировоззрение и отношение к жизни, а, следовательно и к работе...

Требования к личности менеджера по персоналу

Управление профессиональной адаптацией сотрудников

Условно процесс адаптации можно разделить на четыре этапа: Этап 1. Оценка уровня подготовленности новичка необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку...

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ

РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

АО «НАЦИОНАЛЬНЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ ХОЛДИНГ»

ИНСТРУКЦИЯ

ББК

Рецензенты:

Инструкция по адаптации и обучению персонала. – Методические рекомендации. – Астана. – – 19 с.

ББК

Настоящая Инструкция по адаптации и обучению персонала включает требования к планированию и организации процедуры адаптации и обучению персонала и предназначена для внедрения единой процедуры адаптации во всех структурных подразделениях организации.

Инструкция предназначена для работников подразделений, ответственных за формирование и развитие человеческих ресурсов организаций здравоохранения (кадровая служба, HR-менеджеры). Данную инструкцию должны знать и использовать в своей работе ответственные за адаптацию сотрудники организации: руководители структурных подразделений, сотрудники организации, назначенные наставниками вновь принятых сотрудников.

Одобрено и рекомендовано Республиканским центром инновационных технологий медицинского образования и науки Министерства здравоохранения Республики Казахстан (протокол от «__»________________ года № ____).

(С) 2010 г.

Перечень сокращений

ВВЕДЕНИЕ…..…...………………………………………………
ИНСТРУКЦИЯ ПО АДАПТАЦИИ И ОБУЧЕНИЮ ПЕРСОНАЛА ……………………………………..…………….…
1 Общие положения …………………………………………..….…
2 Требования к проведению адаптации персонала ………………..
3 Требование к проведению ориентации новых сотрудников ….. 4 Требования к проведению предварительного анализа работы нового сотрудника ………………………………..…………… 5 Требования к проведению аттестации по итогам результатам испытания …………………………………………....
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ………………
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Адаптация новых работников в организациях здравоохранения – важный и вместе с тем, зачастую недооцениваемый многими руководителями процесс, который во многом определяет будущую успешность и результативность работы специалиста. С первых дней работы закладывается фундамент отношений нового работника с коллегами . Учитывая, что качество отношений в коллективе во многом определяет результативность работы всего подразделения, руководителю важно заранее подготовить свою команду к приходу новичка. В период адаптации каждому работнику особенно важно проявить максимум открытости и доброжелательности по отношению к новичку, быть готовым к диалогу и оказанию поддержки .

Адаптация новых работников является важнейшим элементом в процессе управления персоналом. Недостаточное внимание к вопросам адаптации новых работников может свести на нет усилия кадрового менеджмента по подбору кадров, если новый сотрудник уволится, не сумев соответствующим образом освоить новую работу, или не вписавшись в трудовой коллектив.

Одним из основных результатов взаимодействия человека и организации является то, что человек, анализируя и оценивая результаты своего труда в организации, вскрывая причины успехов и неуспехов во взаимодействии с организационным окружением, анализируя опыт и поведение своих коллег, задумываясь над советами и рекомендациями начальства и сослуживцев, делает для себя определенные выводы, которые в той или иной мере сказываются на его поведении, приводят к изменению его поведения с целью адаптации к организации, с целью достижения лучшего взаимодействия с организационным окружением .

Для того чтобы помочь новому сотруднику продемонстрировать свои профессиональные и деловые качества, а также оценить его реальный потенциал, руководители структурных подразделений и специалисты кадровой службы должны использовать эффективные инструменты по адаптации персонала.

Одним из эффективных инструментов адаптации новых работников в организациях здравоохранения является наставничество, позволяющее обеспечить передачу знаний молодым сотрудникам и стажерам от опытных и квалифицированных сотрудников. Это доверие руководства новых сотрудников опытному работнику, наиболее эффективная форма обучения на рабочем месте, передачи накопленного опыта и знаний персоналом организации, применяемая для развития профессиональных навыков и достижения необходимого уровня компетентности в различных сферах деятельности .

Целью разработки настоящих рекомендаций является формирование инструкции по адаптации и обучению персонала, включающей основные принципы формирования адаптационных программ, основные этапы адаптации персонала, структуру программ адаптации сотрудников, критерии адаптации сотрудников.

ИНСТРУКЦИЯ ПО АДАПТАЦИИ И ОБУЧЕНИЮ ПЕРСОНАЛА

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по адаптации и обучению персонала (далее – Инструкция) включает порядок и инструменты обеспечения быстрого и эффективного вхождения в должность новых работников организаций здравоохранения

2. Целью адаптации персонала является уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, снижение дискомфорта первых дней работы и объективной оценки уровня квалификации и потенциала работников.

3. Задачи, достигаемые организацией здравоохранения с помощью адаптации персонала:

1) сокращение текучести сотрудников организации, связанной с плохой адаптацией новых сотрудников на рабочем месте, отсутствием введения в должность;

2) повышение эффективности работы вновь принятого сотрудника с самых первых дней его вступления в должность;

3) профессиональная ориентация;

4) снижение психологической нагрузки и предупреждение стрессовых ситуаций и развитие позитивного отношения к работе, повышение удовлетворенности работой.

4. Период адаптации для нового сотрудника в организации приходится на испытательный срок (в случае его наличия). Испытательный срок устанавливается в трудовом договоре, заключенном с работником, и предлагается инициатором заявки индивидуально для каждого нового работника.

5. Процесс адаптации должен осуществляться либо руководителем структурного подразделения (заведующим отделения, начальником отдела и т. д.), либо одним из специалистов кадровой службы, либо работником структурного подразделения, назначенного наставником нового сотрудника.

Функция управления адаптацией вновь принятых сотрудников должна возлагаться на руководителя кадровой службы (либо менеджера по персоналу при его наличии).

2. Требования к проведению адаптации персонала

6. Процесс адаптации должен состоять из следующих последовательных этапов:

1) оценка уровня подготовленности нового сотрудника,

2) ориентация сотрудника в новой организации;

3) действенная адаптация к новому статусу (рабочему месту).

7. Этап оценки уровня подготовленности нового сотрудника необходимо проводить с целью разработки наиболее эффективной программы адаптации посредствам анализа специалистом кадровой службы и руководителем структурного подразделения имеющихся данных о новом сотруднике.

Если сотрудник имеет специальную подготовку и опыт работы в аналогичных подразделениях других организаций, период его адаптации должен быть минимальным. Если сотрудник ранее не работал в аналогичной сфере, необходимо тщательно разработать программу адаптации.

8. Этап ориентации, цель которого заключается в практическом знакомстве нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации, необходимо проводить в течение 3-5 дней после того, как сотрудник приступил к работе.

9. Действенная адаптация к новому статусу (рабочему месту) проводится в течение всего испытательного срока посредствам выполнения своих должностных обязанностей.

10. Эффективность адаптации определяется по следующим показателям:

1) выполнение плана работы на период испытания и адаптации работника;

2) положительное заключение непосредственного руководителя работника о результатах его работы в период испытания.

План работы на период испытания и адаптации работника составляет и контролирует его выполнение непосредственный руководитель структурного подразделения сотрудника (согласно приложению 1 к настоящей Инструкции).

3. Требование к проведению ориентации новых сотрудников

11. Программа ориентации сотрудника должна состоять из двух частей: общей программы - отражающей основной алгоритм функционирования организации и процессом работы в структуре подразделения - и индивидуальной программы, включающая в себя детальное ознакомление с должностью и спецификой работы.

12. Общая программа ориентации должна формировать общее представление об организации. Проводится в первый несколько дней работы сотрудника и состоит из 3-х этапов:

1) оформление документов о приеме на работу.

Основной задачей данного этапа является оформление трудовых отношений с сотрудником. Для этого сотруднику необходимо заполнить и подписать в отделе кадров в первый день работы следующие документы: анкету, личную карточку, заявление о приеме на работу, трудовой договор, договор о материальной ответственности (если нужно). Документы оформляются при наличии у сотрудника трудовой книжки, удостоверения личности, копии диплома (аттестата), РНН, СИК, свидетельства пенсионного фонда , военного билета.

2) введение в организацию.

В течение этапа введения в организацию новые сотрудники должны быть ознакомлены с информацией об организации посредствам проведения ознакомительной беседы с руководителем кадровой службы. В ходе ознакомительной беседы новому сотруднику должна быть представлена информация по следующим вопросам:

общее представление об организации (цели, приоритеты, проблемы, организационная структура , разнообразие видов деятельности , нормы и стандарты, информация о руководителях и т. д.);

политика организации (принципы кадровой политики и подбора персонала, направления профессиональной подготовки и повышения квалификации, правила использования различных режимов рабочего времени , правила охраны врачебной тайны и технической документации);

наличие дополнительных льгот (страхование, учет стажа работы, пособия по временной нетрудоспособности , выходные пособия , пособия по материнству, возможности обучения на работе, поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию, наличие столовой и другие услуги организации для сотрудников);

охрана труда и соблюдение техники безопасности (места оказании первой медицинской помощи, меры предосторожности, предупреждения о возможных негативных последствия в рабочем процессе, правила противопожарной безопасности, правила проведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них);

работник и его отношения с профсоюзом (сроки и условия найма, назначения, перемещения и продвижения по службе, испытательный срок, руководство работой, информирование о неудачах и опозданиях на работу, права и обязанности работника, права непосредственного руководителя, организации рабочих, постановления профсоюзов и политика компании, руководство и оценка исполнения работы, дисциплина и взыскания , оформление жалоб, коммуникация и т. д.);

служба быта (организация питания, наличие служебных входов, условия для парковки личных автомобилей);

экономические факторы (стоимость рабочей силы, стоимость оборудования на котором работает новый сотрудник, ущерб от прогулов, опозданий и несчастных случаев).

3) введение в подразделение.

Программа осуществляется в форме специальных бесед с сотрудниками подразделения и собеседования с руководителем этого подразделения. Данная программа затрагивает следующие вопросы:

функции подразделения (цели и приоритеты, организация и структура, направления деятельности, взаимоотношения с другими подразделениями и внутри подразделения)

рабочие обязанности и ответственность (детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов, нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения; длительность рабочего дня и расписание, дополнительные ожидания)

требуемая отчетность (виды и сроки отчетности)

процедуры, правила, предписания (правила, характерные для данного вида работы или подразделения, гигиенические стандарты, использование оборудования, контроль за нарушениями, правила техники безопасности, контроль и оценка исполнения).

13. После оформления всех необходимых документов при приеме на работу руководителем кадровой службы проводится представление сотрудника персоналу и показ всех основных помещений организации.

14. Руководитель структурного подразделения знакомит нового работника с коллегами, а также назначает при необходимости «наставника». Наставник разрабатывает индивидуальный план прохождения адаптации / план ввода в должность на адаптационный период, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

Наставником может выступить как сам Инициатор заявки, так и любой другой работник подразделения. Главная задача наставника - оказывать помощь новому работнику по всем возникающим в процессе работы вопросам.

15. Индивидуальная программа должна в себя включать более детальное ознакомление с деятельность организации, спецификой работы, приобретением конкретных навыков, специфичных для данной должности. Программа рассчитана на оставшийся период прохождения испытательного срока, определяется непосредственным руководителем.

16. Руководитель структурного подразделения определяет задачи сотрудника на период испытательного срока, степень его ответственно и критерии оценки успешности прохождения процесса адаптации, рабочее место, обеспечивает всей необходимой для работы документацией, а также контролирует обеспечение нового работника необходимым оборудованием, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями. Если новым сотрудником является руководитель структурного подразделения, то помощь в адаптации ему оказывают сотрудники структурного подразделения и самого структурного подразделения.

17. В течение первой недели работы руководителем структурного подразделения проводится в свободной форме ориентационное собеседование с целью объяснения задач и требований к работе, рассматриванию вопросов нового сотрудника;

4. Требования к проведению предварительного анализа работы нового сотрудника

18. Предварительный анализ работы нового работника осуществляется по истечении первого и второго месяца его адаптации в организации.

19. При предварительном анализе непосредственный руководитель, наставник, специалист кадровой службы рассматривают следующие вопросы: анализ процесса адаптации сотрудника в организации;
выполнение на данный период индивидуального плана работ; обозначение сильных и слабых сторон сотрудника; обсуждение того, что необходимо улучшить; необходимая помощь со стороны организации.

20. Непосредственный руководитель, наставник (если назначен) по результатам предварительного анализа корректируют план работы нового сотрудника, дополнительно разрабатывают и принимают необходимые меры для ликвидации выявленных затруднений в процессе адаптации сотрудника;

21. Специалист кадровой службы ведет учет новых сотрудников по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции и контролирует процесс адаптации каждого нового специалиста. Руководитель кадровой службы в конце каждой рабочей недели беседует с наставником нового сотрудника, с целью выяснения возникающих вопросов, трудностей и путей их разрешения.

5. Требования к проведению аттестации по итогам испытательного срока

22. За две недели до окончания срока испытания и периода адаптации непосредственный руководитель и работник совместно обсуждают соответствие поставленных в плане задач конкретным достигнутым результатам. По каждому из выполненных работником заданий непосредственный руководитель делает выводы и заносит их в план.

23. Непосредственный руководитель работника составляет заключение о результатах работы в период испытания (в произвольной форме) и делает выводы о результатах испытания.

24. Заключение о результатах работы в период испытания передается вместе с планом работы на период испытания и адаптации работника в кадровую службу не позднее чем за пять рабочих дней до окончания срока испытания или адаптационного периода.

В целях подведения итогов адаптации начальник отдела кадров необходимо организовать проведение аттестации по результатам испытательного срока.

25. За 5 рабочих дней до окончания испытательного срока сотрудника специалист кадровой службы должен оповестить сотрудника и ответственных за его адаптацию о дате проведения аттестации по результатам испытательного срока, выдать сотруднику анкету эффективности процесса адаптации (согласно приложению 4 к настоящей Инструкции), руководителю подразделения - отчет о прохождении адаптации и испытательного срока (согласно приложению 5 к настоящей Инструкции).

26. Специалист кадровой службы на основании опроса ответственных за адаптацию должен заполнить бланк Общей оценки сотрудника (согласно приложению 6 к настоящей Инструкции) и передать его руководителю подразделения.

Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы, принят коллективом, принимает и разделяет интересы организации.

27. Если работник, проходящий первичную адаптацию, не справляется со своими обязанностями во время срока испытания и соответственно адаптационного периода, то по ходатайству руководителя структурного подразделения он может быть уволен (как не выдержавший испытания).

28. Руководитель структурного подразделения обязан в течение 2-х рабочих дней сообщить аттестуемому сотруднику результаты прохождения испытательного срока и рекомендации по дальнейшему вхождению в должность.

6. Требования к порядку расторжения трудового договора по результатам испытания

29. При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Работник имеет право обжаловать решение работодателя в суд.

30. На основании заключения, подготовленного непосредственным руководителем, руководитель кадровой службы информирует работника о принятом решении в форме письменного уведомления о результатах испытания.

31. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.

32. Если срок испытания истек, а сотрудник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.

33. Если в период испытания сотрудник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успешная адаптация работников благотворно влияет на функционирование тех или иных предприятий, кроме того, хорошо адаптированные работники отличаются, как правило, более высоким уровнем удовлетворенности своей трудовой деятельностью и жизнью в целом. Все это свидетельствует о важности исследований трудовой адаптации работников.

Особенности процесса трудовой адаптации во многом определяются экономической ситуацией в стране, а также спецификой рынка труда. И в этом смысле рассмотрение трудовой адаптации работников в современных условиях предполагает учет современной экономической ситуации и начинающего формироваться рынка труда.

Предложенные методические рекомендации рассчитаны на специалистов кадровой службы организаций здравоохранения Республики Казахстан и содержат детальные инструкции по адаптации персонала, включая основные принципы формирования адаптационных программ, основные этапы адаптации персонала, структуру программ адаптации сотрудников, критерии адаптации сотрудников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Базарова персоналом: Учебник 2-е издание. - М.: ЮНИТИ,

2. Виханский О. С., Наумов: Учебник. - 3-е изд. Москва,

3. Das, Hari. (2007) Recruitment, Selection and Deployment of Human Resources 1st edition. Toronto: Pearson Education .

4. Кибанов управления персоналом Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005

Приложение 1 к Инструкции

по адаптации и обучению персонала

УТВЕРЖДАЮ

«______»____________201___г.

План адаптации сотрудника

Ф. И.О. _________________________________________________________

Подразделение __________________________________________________

Должность ______________________________________________________

На период с ___________________ по _________________

Дата начала работы ______________________________________

Дата окончания испытательного срока _________________________________

Ф. И.О. руководителя (наставника) ____________________________________

Должность наставника ______________________________________________

С планом адаптации ознакомлены:

Работник ________________________________ «_____»____________201_г.

Наставник _______________________________ «_____»____________201_г.

Руководитель ____________________________ «_____»____________201_г.

Приложение 2 к Инструкции

по адаптации и обучению персонала

УТВЕРЖДАЮ

первый руководитель организации

________________________________

«______»____________201___г.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ План РАБОТЫ

НА ИСПЫТАТЕЛЬНЫЙ СРОК

Ф. И.О. ___________________ Наставник ___________________

Должность________________ Руководитель _________________

Подразделение _____________________________________________________

Испытательный срок ______________ месяц.