1.1. Настоящее Положение определяет основы деятельности, цели и задачи, функции, права и ответственность отдела закупок.

1.2. Отдел закупок является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.3. В своей деятельности отдел закупок руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по материально-техническому обеспечению, локальными нормативными актами, решениями органов управления организации и настоящим Положением.

1.4. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.

1.5. Начальник отдела закупок и другие сотрудники отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других сотрудников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем организации.

1.7. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

2. Основные задачи отдела закупок

2.1. Снабжение всех подразделений организации необходимыми материалами требуемого качества в заданные сроки.

2.2. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического снабжения и рационального использования материальных ресурсов.

2.3. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.4. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

2.5. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

3. Основные функции отдела закупок

3.1. Обеспечение организации всеми необходимыми для ее деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

3.2. Разработка предложений по рациональному использованию материальных ресурсов с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

3.3. Разработка проектов перспективных и текущих планов, балансов материально-технического обеспечения производства, ремонтно-эксплуатационных нужд организации и ее подразделений, создание необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

3.4. Поиск возможностей и источников покрытия материально-технических потребностей организации за счет внутренних ресурсов.

3.5. Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

3.6. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли.

3.7. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, организация их хранения на складах организации.

3.8. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров.

3.9. Разработка стандартов организации по материально-техническому обеспечению, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

3.10. Контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению.

3.11. Разработка и участие в проведении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

3.12. Организация работы складского хозяйства, контроль за соблюдением необходимых условий хранения.

3.13. Механизация и автоматизация транспортно-складских операций.

3.14. Учет движения материальных ресурсов на складах организации, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.15. Составление установленной отчетности о материально-техническом обеспечении деятельности организации.

3.16. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами, установленными настоящим Положением.

4. Права отдела закупок

Отдел закупок вправе:

4.1. Получать поступающие в организацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.

4.2. Запрашивать и получать от руководителя организации и начальников структурных подразделений организации информацию, необходимую для выполнения возложенных на него функций и задач.

4.3. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам материально-технического обеспечения и рационального использования материальных ресурсов.

4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы отдела и организации в целом.

4.5. Участвовать в подборе и расстановке кадров по своему профилю деятельности.

4.6. Вносить предложения руководству организации по повышению квалификации, поощрению и наложению взысканий на сотрудников отдела и других структурных подразделений организации по своему профилю деятельности.

4.7. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов материально-технического обеспечения деятельности организации.

5. Ответственность отдела закупок

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач, возложенных на отдел закупок, несет начальник отдела.

5.2. На начальника отдела закупок возлагается персональная ответственность за:

Соблюдение действующего законодательства РФ;

Организацию деятельности отдела закупок;

Соблюдение сотрудниками отдела закупок производственной и трудовой дисциплины;

Своевременное и качественное выполнение приказов руководства организации;

Соблюдение требований и положений действующей в организации системы менеджмента качества и результативность ее функционирования в отделе закупок;

Несвоевременное проведение в структурных подразделениях организации проверок, инвентаризаций и документальных ревизий;

Другие нарушения в деятельности отдела закупок.

5.3. Степень ответственности других сотрудников отдела закупок устанавливается их должностными инструкциями.

Менеджер по снабжению причисляется к категории руководителей на предприятии. Чтобы получить данную должность, человек должен иметь среднее специальное или высшее образование, при этом обязательно с экономическим уклоном. Стаж работы должен составлять не менее 3 лет, причем напрямую в области снабжения.

Обязательные знания менеджера по снабжению

• Нормативно-правовые акты, информация относительно материального и технического снабжения предприятия во всех аспектах.
• Особенности планирования успешного и правильного снабжения всех структур фирмы или холдинга, а также правила ведения учета и своевременной поставки материально-технических ресурсов, среди которых особенно важным является сырье, полуфабрикаты и другие материалы.
• Порядок установки нормативов, регламентирующих минимальное и максимально возможное количество производственных запасов, а также особенности энергосберегающих мероприятий.
• Особенности организации и контроля материально-технического обеспечения.
• Проведение встреч с официальными поставщиками, особенности заключения договоров с ними, а также правила контроля за их выполнением.
• Основные предписания, которые касаются формирования всей документации на отпуск товарно-материальных ценностей. Данные ресурсы должны быть полностью, равномерно и рационально распределены между рабочими подразделениями.

Важные сведения, которыми обладает менеджер

Сотрудник знает условия технического характера и правила, регламентирующие особенности соблюдения условий по материальному и техническому аспектам обеспечения качества продукции, а также порядок и правила разработки данных правил; цены на оптовые партии продукции, а также стоимость одноименной продукции в розничной торговле, номенклатуру ценностей, потребляемых в рабочих процессах.

В компетенцию сотрудника входят технологии, служащие правильной и рациональной организации труда рабочих, управление деятельностью конкретного подразделения; требования, предъявляемые к форме учета операций по снабжению, а также особенности формирования отчетных документов, отражающих ситуацию выполнения плана обеспечения материально-технической части предприятия.

Сведения, способствующие успешному осуществлению трудовой деятельности

Сотрудник должен знать особенности формирования и вручения претензий поставщикам, если товар был привезен несвоевременно или в ненадлежащем виде. Также следует уметь взыскивать компенсацию за неправильное или некачественное исполнение обязательств по договору, научиться расторгать соглашение на максимально выгодных для компании условиях.

Менеджер знает способы обработки, преобразования и хранения информации, пользуясь своевременными технологиями и средствами коммуникации; положения трудового законодательства, касающиеся деятельности конкретной фирмы; основные нормы и правила охраны труда работников каждого подразделения.

Что делает менеджер по снабжению?

• Организует политику конкретного предприятия, касающуюся обеспечения материально-технической части производственного и рабочего процессов.
• Руководит разработкой проектов различных планов, имеющих материальное или техническое значение для деятельности фирмы.
• Принимает деятельное участие в расчетах запасов, имеющих производственное значение, на основе определения важных потребностей организации. Часто это сырьевые ресурсы, полуфабрикаты, оборудование, а также различные другие материалы. Это обязательно должен выполнять менеджер по снабжению производства.
• Руководит разработкой и внедрением программ по обеспечению предприятия бесперебойными ресурсами всех необходимых видов для полноценного производства продукции.
• Ищет поставщиков, сравнивая и анализируя показатели каждого производителя по цене, качеству, срокам и условиям поставок.

Важные обязательства менеджера

• Постоянно занимается выстраиванием отношений с поставщиками, при этом анализирует их возможности по своевременной доставке качественной продукции, а также определяет, нужно ли заключение долгосрочных торговых отношений.
• Занимается подготовкой и корректировкой документации, которая понадобится при заключении договоров.
• Организует и осуществляет важные переговоры с поставщиками для оглашения заказа, согласования сроков и особенностей поставок. Это предусматривают обязанности должностные менеджера отдела снабжения.
• После согласования всех условий подписывает договоры с поставщиками продукции.
• Изучает предложения мелкооптовых покупателей, особенности рынка, оптовых ярмарок, а также выдвигает идеи по приобретению расходных материалов по оптимальным ценам.
• Контролирует процесс доставки приобретенных ресурсов от поставщиков или отдельных продавцов.
• Организует и курирует обработку материально-технических ресурсов. Сюда входит грамотная приемка товаров с учетом их целостности, количества и качества, составление и сбор необходимой документации, которую необходимо предоставить с отчетом вышестоящему руководству, дальнейшее перемещение и организация хранения продукции в надлежащем виде и в пределах быстрой доступности. За это отвечает менеджер по снабжению, должностные обязанности которого включают большой список подобных работ.

Дополнительные действия

Менеджер оформляет различные претензии к поставщикам, если замечено нарушение ими обязательств, предусмотренных по договору, осуществляет контроль по отчетам эффективности данных претензий, исправлению сложившейся ситуации, согласует с поставщиками все изменения условий, которые разнятся с первоначальными. Этим обязан заниматься менеджер по закупкам и снабжению.

Иногда данный сотрудник проводит оценку и сверку выполнения поставщиками условий по договору на предмет качества и эффективности их исполнения, целесообразности некоторых пунктов, а также принимает решение о смене поставщиков или изменении условий взаимодействия с ними. Это предусматривает должностная инструкция менеджера по снабжению.

Менеджер контролирует запасы материально-технических ресурсов, соблюдение лимитов, предусмотренных рациональными нормами, осуществляет контроль за их грамотным расходованием и применением только в важных целях, необходимых для производства качественной продукции. Этим должен заниматься менеджер по снабжению, инструкция (должностная) которого предусматривает данный аспект.

Разработка и внедрение различных мероприятий

В обязанности человека, занимающего должность менеджера по снабжению, входит повышение рациональности и эффективности применения всех материально-технических ресурсов конкретных отделов и всего предприятия; снижение затрат, относящихся к расходам на транспортировку и подготовку надлежащих условий для хранения материально-технических ресурсов.

Одна из главных целей - усовершенствование и развитие четкой системы контроля, призванной определять целесообразность расходования различных материалов, имеющих техническую или экономическую ценность; определение и своевременная реализация лишних материально-экономических ресурсов, чтобы не было даже минимальной порчи продукции.

Разработка новых технологий

Данный сотрудник вносит предложения по замене дорогих и труднодоступных материально-технических ресурсов более дешевыми без потери качества готовой продукции, выпускаемой предприятием. В обязанности менеджера по сбыту входит не только снижение себестоимости, но и поиск возможностей приобретения продукции по базовой цене, то есть напрямую от производителя.

В обязанности менеджера по снабжению входит сокращение инвестиций и непродуктивных запасов материально-технических ресурсов. Это достигается улучшением систем управления и выбором наилучших поставщиков; улучшением качества и надежности всех материально-технических ресурсов, слежением за актуальностью используемых материалов, возможностями их постоянной модернизации; уменьшением сырьевых компонентов в продукции, которая выпускается определенной компанией.

Права

1. Самостоятельное определение взаимоотношений с поставщиками как в экономическом, так и в техническом плане, однако менеджер по снабжению всегда должен действовать на благо компании.
2. Заниматься проверкой и подписанием документов, которые поступают к работнику, в пределах его компетенции.
3. Запрашивать письменно или устно от руководителей подразделений или компании всю необходимую информацию, документы, которые имеют отношение к профессиональной деятельности и могут послужить на благо компании.
4. Знакомиться со всеми положениями, своевременно получать информацию об изменении предписаний по осуществлению трудовой деятельности, учитывать критерии оценки качества исполнения собственных должностных обязанностей.

Возможности, предусмотренные должностью

Менеджер может вносить предложения и идеи руководству компании, которые служат улучшению условий их исполнения, а также требовать их рассмотрения руководителями компании, что всегда делает менеджер по снабжению. Обязанности и права в этом случае идентичны.

Сотрудник имеет возможность требовать от всех руководителей компании быстрого и надлежащего обеспечения условий выполнения работы, а также совершенствования документации, относящейся к инструктажу или предписаниям, для исполнения своих должностных обязанностей.

Сотрудник обязан своевременно исполнять собственные обязанности, стремиться обеспечить максимальное качество продукции и сырьевой базы, что полностью находится в его компетенции. Менеджер по снабжению несет ответственность за качество поступающей продукции, всех материально-технических ресурсов, от чего зависит успешная деятельность предприятия.

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Каковы функции и обязанности отдела снабжения?
• Какова структура отдела снабжения?
• Как оптимизировать работу отдела снабжения?

Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки. В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста. Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

• Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
• Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
• Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
• Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

• Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
• Планирование поставок на месяц, квартал, год.
• Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
• Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
• Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
• Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
• Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
• Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
• Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
• Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

1. Масштабы компании.
2. Тип производства.
3. Отрасль, к которой относится предприятие.
4. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
5. Количество поставщиков и их географическое положение.
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются. Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу. Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

• отдел закупок;
• транспортный;
• планово-диспетчерский отдел;
• группа таможенного оформления грузов;
• складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура.

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

3. Рыночная структура.

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

4. Матричная структура.

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок. Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента. В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся снабжением материальными ресурсами участков и цехов. У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения. В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

• Изменить планирование.

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок. Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде. Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

• Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков. Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать. Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.

Вы узнаете:

• Для чего предприятию необходим отдел снабжения.
• Какая структура отдела снабжения оптимальна.
• Как организовать управление отделом снабжения.
• Какие функции отдела снабжения имеют важное значение.

Зачем предприятию отдел снабжения

Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.

Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.

Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства – подходящего качества и комплексности.

Какие функции выполняет отдел снабжения

Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:

1) Планирование , в том числе:

• изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
• прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
• планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
• оптимизация производственных запасов;
• оперативное планирование снабжения.

2) Организационные функции:

• сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
• анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
• получение и организация поступления реальных ресурсов;
• заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
• обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
• организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.

3) Контроль и координация работы :

• контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
• входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
• контроль производственных запасов;
• выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
• анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.

Как сэкономить на работе с поставщиками: крутой кейс известной компании

Редакция журнала «Коммерческий директор» нашла для вас способ выстроить выгодные отношения с поставщиками. Изучите кейс компании, которая оптимизировали закупки, за два года сэкономила 10% бюджета и снизила расценки поставщиков на 25%.

Структура отдела снабжения

В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:

1. Размеры предприятия,
2. Отраслевая принадлежность.
3. Тип производства.
4. Число и географическое положение поставщиков.
5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов.
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.

При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности – в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.

Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.

Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель – это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.

В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:

1. Функциональная структура:

• транспортный отдел;
• отдел закупок;
• планово-диспетчерский отдел;
• складское хозяйство;
• группа таможенного оформления грузов.

Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура – базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.

2. Товарная структура.

При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.

Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.

3. Рыночная структура.

При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.

4. Матричная структура службы снабжения.

Формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.

При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.

У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.

Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.

Где отделу снабжения брать поставщиков

• каталоги и прайс–листы;
• интернет;
• торговые журналы;
• конкурсы;
• рекламные материалы – объявления в СМИ, фирменные каталоги;
• ярмарки и выставки;
• финансовые институты официальных органов, банки;
• торговые директории;
• торги и аукционы;
• торговые представительства;
• собственные исследования;
• конкуренты потенциальных поставщиков;
• личные контакты, переписка с возможными поставщиками;
• специализированные информационные агентства, исследовательские организации;
• торговые ассоциации;
• регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.

Существенную выгоду могут принести закупки на конкурсной основе

Олег Умрихин,

генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область

Благодаря конкурсным закупкам компания может получить серьезную выгоду, определяя лучшие предложения поставщиков. Конкурсы в зависимости от способов проведения могут быть следующими:

• «Бумажный» конкурс. Предложения поставщиков на тендере по одному либо нескольким товарам – подаются в запечатанных конвертерах. Обычно перед тендером производится проверка поставщиков по формальным признакам. Среди основных преимуществ подобной процедуры следует отметить регламентированность, системность, официальность и коллегиальность. Хотя она не лишена недостатков. В частности, трудоемкость анализа анкет, отправка приглашений, сравнения предложений.
• Корпоративная торговая площадка. Электронный конкурс, для которого используется специальный сайт вашей компании. Такой вариант отличается простотой подачи предложений поставщиков, рассылки уведомлений, конкурентного листа. Среди недостатков – серьезные траты времени и средств для внедрения. При этом проект зависит от привлеченных разработчиков.
• Межкорпоративная площадка. Информация о закупках компании может размещаться на специальных интернет-площадках. Подобную площадку стоит подбирать с учетом репутации, отзывов о ней, удобства работы с порталом, технических возможностей портала. Необходимо узнать и предложенные схемы оплаты услуг.

Какие ошибки часто допускает отдел снабжения

1. Неритмичность организации поставок определенного материала. В итоге ресурсы компании или простаивают, или происходит авральная работа.
2. Невыполнение заявки на запчасти для планового ремонта оборудование.
3. Непланомерная работа отдела снабжения, производится всё в последний момент.
4. Не проинформирован склад об ожидаемом приходе товарно-материальных ценностей – с простоем транспорта в ожидании разгрузки, возникновением неустойки.
5. Неграмотный подбор поставщика – со срывом поставок, завышенной ценой контракта, ненадлежащим качеством продукции.
6. Некорректное ведение учета товарно-материальных ценностей. В результате сложно понять количество запасов на складе.
7. Отсутствие системы управления запасами. Образуется на складе множество невостребованных материалов, но при этом регулярно не хватает нужных.

Как контролировать работу отдела снабжения

1. Планирование закупок. Недобросовестные менеджеры по снабжению нередко приобретают материалы и сырье у «нужных» компаний в объемах, которые значительно выше производственной необходимости.
2. Выбор поставщика. Начинать нужно с формированя лота, определив, какими партиями будут производиться закупки. Нужно установить такие правила, чтобы пресечь риск разделения относительно крупных партий на несколько мелких. Утверждением списка поставщиков, среди которых компания будет выбирать, должна заниматься комиссия, включая сотрудника отдела внутреннего контроля либо финансовой службы. Данная комиссия занимается утверждением окончательного пула поставщиков. По утвержденному списку менеджер будет рассылать одинаковые запросы, чтобы исключить риск получить прайс-листы от одного поставщика на розничные продажи, а от другого на оптовые.
3. Замена поставщика. Решение о замене поставщика, не справившегося с условиями договора, должно приниматься генеральным или коммерческим директором. Целесообразно будет указать в регламенте закупок критерии, по которым работы, товары и услуги относятся к разным категориям важности. Это определяющее деление в случае принятия решения о подходящей форме закупок – запрос предложений, закрытый либо открытый конкурс, простая закупка либо закупка у единственного источника.

Важным условием является и формализация закупок всех форм, в том числе форматы документации, иерархия, сроки принятия решений на каждом этапе процесса.

• Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага

Материалы закупаем строго по плану

Александр Качура ,

вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар

Покупка материалов в нашей компании производится строго согласно плану закупок. Используется система тендерных торгов. Сначала принимается решение по каждому поставщику либо субподрядчику тендерным комитетом, объединяющим руководителей компании. Затем регулируется деятельность данного документа специальным регламентом. Даже при единственном расхождении во мнениях будет собрано внеочередное заседание, с принятием решения по рассматриваемому контрагенту.

Предусмотрена проверка каждого поставщика и субподрядчика нашей службой безопасности – с изучением легальности бизнеса, финансового состояния и др. Отдел владельческого контроля (сформировано подразделение для внутреннего аудита, находится в непосредственном подчинении у главы организации) занимается периодическим анализом цен для понимания соответствия тендерной документации.

Благодаря данной системе удается избежать искусственного завышения цен со стороны снабженцев, исключая сотрудничество с «родственными» поставщиками и случайными компаниями, о качестве деятельности которых ничего неизвестно.

Также эффективный контроль может предполагать и другие средства, в числе которых:

1. До принятия решения о необходимости определенной закупки необходимо обязательное сравнение заявки на закупку и бюджет.
2. Ограниченный доступ сотрудников к данным о поставщиках, количестве закупок, ценах и пр.
3. Правильное разделение обязанностей по цепочке – от заявки до платежа.

Как оптимизировать работу отдела снабжения в условиях кризиса

Проблемы оперативного планирования – причина 63 % невыполненных заданий. Нужно определиться со стратегией, которая учитывает закупки про запас и экономию средств за счет покупок лишь нужного объема «здесь и сейчас».

Планируйте на короткий срок . В период кризиса снабжение нужно планировать лишь из реальной потребности – с отсутствием запасов. Не нужно управлять запасами, следует просто наладить закупки в срок. Заявки нужно использовать до 15-го числа этого месяца, а 16-го числа подготовить отчет о товарах, поступающих в следующем. Для продукции боле 1 месяца поставки нужно составить отдельный перечень, с указанием срока исполнения заявок – отдел снабжения должен обеспечивать поставку данных материалов в указанные сроки.

Действуйте по науке. Следует учитывать эффективные общеизвестные инструменты анализа и прогнозирования. Среди распространенных методик в последнее время отмечают АВС-анализ, который гласит «Контроль над 20% доминирующих субъектов позволяет контролировать ситуацию на 80%». Также в торговле распространен АВС-XYZ-анализ, который не особо подходит для производства. Вся номенклатура товаров разделяется на 9 групп, с определением подходящих вариантов для каждой из них. Дорогие и востребованные товары нужно контролировать лично, а некоторые категории просто занимают склад и о них на некоторое время можно забыть.

2) Займитесь отношениями с поставщиками

Ведите мониторинг. Проводите мониторинг всех предложений – поставщики меняют условия и цены сотрудничества неравномерно. Поэтому неприемлемо работать лишь с несколькими привычными из-за личных интересов или просто знакомства. Да, есть долгосрочные контракты и обязательства нарушать не стоит. Но в случае повышения цен либо нарушения сроков поставок со стороны поставщика, обычно есть основания для отказа, прописанные в соглашении.

Требуйте уступок по ценам . В период кризиса инициатива переходит на сторону клиента, который может .

Если не можете платить – договаривайтесь . При временных финансовых сложностях компании можно попробовать договориться о распределении очередности выплат. Предлагайте на рассмотрение поставщикам приемлемый для себя график погашения и детали сотрудничества.

Обратите внимание на возможности партнерства. Нужно всегда искать компромисс выгодной текущей поставки по доступным ценам и партнерских отношений для получения долгосрочных преимуществ. Многие поставщики готовы к уступкам своим клиентам по многим позициям, включая вопросы новой разработки и адаптации комплектующих под ваши задачи.

3) Распорядитесь запасами

Необходимо освобождать свои склады от материалов и товаров, которые не будут в ближайшее время востребованы. Нужно, прежде всего, провести оценку, не могут ли быть эти ресурсы востребованы для вспомогательного производства, других бизнес-направлений и общехозяйственных служб. Если такой возможности нет, нужно задуматься над возможными способами их распродажи:

Недостатки можно сделать преимуществами. Отдел продаж может убедить покупателей, что значительные запасы являются преимуществом компании, учитывая её надежность и стабильность поставки – с оперативной поставкой необходимого объема, даже больших партий.

Наведите порядок на складе . На любом производственном предприятии есть не только центральный склад, но также участковые и цеховые склады, храниться материалы могут у мастеров и бригадиров. Отдел снабжения может контролировать центральный склад, поэтому на него нужно оприходовать все материалы, в том числе лежащие на кладовках и возле станков. Если предприятие работает круглосуточно, то аналогичный график должен быть у склада. Займитесь инвентаризацией, обычно она позволяет выявить серьезные неучтенные запасы.

4) Оптимизируйте кадры

Не следует расценивать данный аспект только в качестве сокращения штата либо перехода к сокращенной рабочей неделе.

Распределение функций, мотивация и контроль. Вряд ли управленческие должности отдела закупок необходимы, если практически всегда действия основываются на распоряжении сверху нижестоящим менеджерам, а при этом отфутболивываются им же новые предложения. Добиться эффективности компании можно в ситуации, когда сотрудники кропотливо и ответственно занимаются поиском лучших предложений, проверками на складе, с учетом ожидаемых изменений цен. Такой эффект достигается при условии четкого распределения функций между сотрудниками в отделе закупок и между службой снабжения и прочими подразделениями.

Особенно важна разработанная и действующая схема для зависимости зарплаты работников отдела закупок от проделанной работы и эффективности решений. Основываться можно на показателях их мониторинга рынка, условиях закупок, ценах. Данная схема может сопровождаться рядом нюансов, которые изначально не были учтены – поэтому подлежит регулярным изменениям, но должна быть достаточно прозрачной и понятной для сотрудников.

• Функции отдела продаж: что нужно знать руководителю

Если заподозрили снабженца в откатах, привлекайте службу безопасности

Дмитрий Грачев ,

заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск

Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.

Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.

Информация об авторах и компаниях

Олег Умрихин , генеральный директор компании «ТендерПро», Долгопрудный, Московская область. Окончил Московский физико-технический институт и Высшую школу экономики. Работал в компаниях «Лукойл», «Протек», «Русал». «ТендерПро». Сфера деятельности: автоматизация конкурсных процедур. Численность персонала: 30.

Дмитрий Грачев , заместитель начальника управления материально-технического снабжения компании «Белон», Новосибирск. «Белон». Сфера деятельности: добыча и переработка угля, металлотрейдинг, производство строительных материалов. Численность персонала: 8000.

Александр Качура , вице-президент по финансам ООО «Строительно-инвестиционная корпорация «Девелопмент-Юг», Краснодар. Строительно-инвестиционная корпорация Девелопмент-Юг начала деятельность на строительном рынке Краснодара в 1995 году.

Для того что бы дать оценку эффективности работы отдела снабжения, необходимо произвести начальный или обзорный анализ деятельности. Такой анализ можно произвести, рассмотрев такие аспекты, как: прием заявок на материально-технические ценности, анализ и обработка заявок, связь и расчеты с поставщиками, а так же контроль за поставкой на всем этапе пути и исполнением договорных сроках.

Что бы процесс снабжения выполнялся эффективно и с наименьшими затратами денежных средств и времени можно, а точнее целесообразно использовать специализированные программные продукты, разработанные индивидуально для предприятия в зависимости от его специализации.

Логическая схема эффективности проста: упрощение процесса мониторинга закупок и поставок материально-технических средств, в режиме реального времени, то есть снижение временных затрат на проведение этой операции, значительно ускоряют весь процесс снабжения. Меньше затрачивается времени на оформление заявок > меньше затрачивается времени на их обработку и связь с поставщиками > ускоряется процесс закупки (процесс расчета) с поставщиками > минимизации срокам поставки материально-технических ценностей.

Деятельность службы снабжения предприятия анализируется на основании следующих критериев:

оптимальное размещение и своевременное выполнение общих и прямых заказов на поставку;

соблюдение установленной сметы расходов;

наличие планов закупок и качество их составления;

эффективность переговоров с поставщиками;

применяемые методы оценки, ранжирования и выбора поставщиков;

качество информационных систем, используемых службой снабжения.

Особенности организационной деятельности службы снабжения с точки зрения возможности эффективного управления, в соответствии с концепцией логистики, традиционно должны отвечать на такие вопросы как:

Что закупить?

Сколько закупить?

У кого закупить?

На каких условиях?

Так же к основным вопросам, логистика добавляет свои задачи:

Как системно увязать закупки с производством и сбытом?

Как системно увязать деятельность предприятия с деятельностью поставщиков?

Кроме этого, необходимо выполнить работы:

заключить договор;

проконтролировать исполнение договора;

организовать доставку;

организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить - задачи сложные по своей природе. В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме, зачастую, не решали вообще.

Организуя управление производственным снабжением, в первую очередь необходимо определить функции отдела снабжения. Снабжение предприятий сырьем, основными и вспомогательными материалами, другими видами материально-технических ресурсов осуществляется отделами материально-технического обеспечения. К их функциям относятся:

Планирование потребности предприятия в материально-технических ресурсах, необходимых для функционирования основных и вспомогательных производств, а также для эксплуатационного и капитального строительства.

Составление заявок и спецификаций на потребные материально-технические ресурсы и представление их в отделы материально-технического снабжения и плановые отделы вышестоящих органов.

Осуществление всей оперативной деятельности по реализации планов снабжения (заключение договоров, получение материальных ресурсов в соответствии с выделенными фондами и по договорам с поставщиками и др.).

Приемка, размещение, хранение, подготовка к отпуску и отпуск материально-технических ресурсов цехам и службам предприятия.

Установление совместно с планово-экономическим, техническим и финансовым отделами предприятия обоснованных дифференцированных норм запасов материально-технических ресурсов и доведение этих норм до работников складов; регулирование размеров запасов и контроль за их состоянием.

Участие в разработке организационно-технических ресурсов, замене дефицитных сырья и материалов менее дефицитными.

Организация контроля за расходованием материально-технических ресурсов цехами, службами по их назначению.

Ведение оперативного учета поступлений материально-технических ресурсов на предприятие, их отпуска цехам и службам, состояния производственных запасов.

На большинстве предприятий служба снабжения представлена отделом материально-технического снабжения (МТС). Управление материально-техническим снабжением на предприятии возложено на заместителя директора. В его подчинении находится отдел материально-технического снабжения, который обеспечивает согласованность действий всех отделов, служащих и должностных лиц организации по решению следующих задач снабжения:

анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых ресурсов;

определение методов и форм снабжения;

выбор поставщиков материальных ресурсов;

согласование цен на ресурсы и заключение договоров с поставщиком;

организация контроля качества, количества и сроков поставок ресурсов;

организация размещения ресурсов на складах предприятия.

Наиболее часто используемые методы и формы снабжения:

Закупка товара (материальных ресурсов) одной партией. Предполагает поставку товаров одной партией за один раз (оптовые закупки на товарно-сырьевых биржах, конкурсах, аукционах, у поставщиков и др.). Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Основные преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений и затрат на содержание излишних запасов. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара; необходимость оплаты всего количества товара. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Используется для закупки дешевых и быстро используемых товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товара, но характеризуется следующими особенностями:

количество товара строго не устанавливается, а определяется приблизительно;

поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

оплачивается только поставленное количество товара;

по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые предположительно должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров; ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Отправной точкой в закупочной деятельности является определение потребности в том или ином товаре (материальных ресурсах или готовой продукции).

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

составление заявок;

анализ заявок;

выбор поставщиков;

размещение заказов;

контроль за выполнением заказов;

завершение процесса приобретения.

Высокая скорость рыночных изменений, снижение прибыльности и значительное увеличение затрат, достигающих порой 70% от общего дохода, делают сферу снабжения критически важной для успешной конкуренции, а то и просто для выживания на международном рынке. Возникает соответствующий вопрос, как затрачивать меньше времени и средств на организацию снабжения?

Для решения этой задачи, прогрессивно думающие компании стремятся объединять все операции снабжения от выбора поставщиков до закупок в единый цикл, превращая его из разобщенной служебной функции в стратегическую. Такой подход обеспечивает полную прозрачность всего процесса снабжения от выявления возможностей сокращения расходов до поставок с реальной экономией на затратах.

Автоматизация операций дает возможность оптимизировать процесс закупки всех необходимых товаров и услуг, исключить выполнение задач вручную и уменьшить число ошибочных закупок. Благодаря простому, персонализированному доступу к ключевой информации сотрудники отдела снабжения могут также быстрее принимать решения и предпринимать соответствующие действия.