Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз - до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.

Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии .

Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art . На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.

Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).

Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter , чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter ). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter , а затем - Таb . (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).

Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl . Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.

Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs , щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).

Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.

Вы находитесь на одной из страниц демоверсии личного кабинета в Онлайн-конструктора бизнес-планов E-Planificator.
предназначен для работы над бизнес-планами, финансовыми моделями, финансовыми прогнозами.
В демоверсии личного кабинета не работают кнопки и опущены однотипные формы.

Шаг 8.1. Описываем и/или изображаем организа-ционную структуру компании

8.1.0. Ролик с примером самостоятельного расчёта бизнес-плана (из сериала "Превращение г. Васюки в столицу РФ и МФЦ")

• Как при создании бизнес-плана в Онлайн конструкторе E-planificator заполнять текстовые формы?
• Как вводить в Конструктор текстовую информацию?

8.1.1. Теория

Заполнение формы "Описание организационной структуры"

При описании или изображении организационной структуры или оргструктуры (на определённый момент или моменты времени, если вы хотите изобразить её в динамике, что предпочтительнее) учтите, что вновь учреждённым компаниям рекомендуется не раздувать штаты и вместо набора персонала использовать по максимуму услуги сторонних организаций (эти затраты можно учесть на странице ).

Для более или менее крупных компаний в оргструктуре может прослеживаться функциональный, продуктовый или географический уклон ; выбор типа оргструктуры диктуется в первую очередь характером производства.

Изображение организационной структуры компании

Изображённая здесь оргструктура должна, естественно, корреспондировать со , формируемым далее (шаги 8.5 и 8.6).

В качестве рабочего инструмента для изображения оргструктуры можно использовать, например, PowerPoint (и сохранить потом получившийся рисунок в формате png).

Получившееся изображение вы сможете (шаг 8.1.4) включить в формируемый для вас Конструктором бизнес-план .

8.1.2. Описание организационной структуры (форма)

8.1.3. Пример заполнения формы "Описание организационной структуры"

Описание организационной структуры (из "Бизнес-плана Колумба")

Здесь вы можете загрузить со своего компьютера в Конструктор подготовленный вами рисунок с изображением оргструктуры или заменить ранее загруженный рисунок.

Рисунок должен быть выполнен в формате png (Portable Network Graphic) и должен иметь размер не более 50 кБ. Рисунок будет автоматически включён Конструктором в формируемый для вас бизнес-план.

Кнопка "Выберите файл" позволит вам выбрать файл, предназначенный для загрузки, нажатие на кнопку "Загрузить в Конструктор" позволит осуществить саму загрузку.

Правила составления организационной структуры
1.
Основа организационной структуры – центры ответственности. Это руководители структурных подразделений, отвечающие за узкую
функциональную зону (маркетинг, продажи, производство и т.п.).
2.
Важно избегать «гибридов» в организационной структуре – это сотрудники, смешивающие в себе крайне разнообразный функционал
(продажи, закупки, логистика).
3.
Желательно создавать позиции с максимально узким функционалом. Это решает проблему незаменимости сотрудников, обучения новых
сотрудников, а также значительно снижает риск ухода сотрудника в свой бизнес на этом же рынке, т.к. он видит только часть процесса.
4.
В организационной структуре важно изолировать центры привлечения новых клиентов (например, отдела активных продаж или интернетмаркетинг). Важно чтобы данные сотрудники были сфокусированы только на задаче привлечения новых клиентов и не занимались
вспомогательными вопросами (обслуживание существующих клиентов и т.п.). Это позволит обеспечить эффективность притока новых
клиентов в компанию, а следовательно и рост.
5.
Важной характеристикой каждой должности в структуре является ожидаемый результат работы. Это основная характеристика, по которой
сам сотрудник может понять, что от него ожидается, а также можно оценить эффективность выполнения сотрудником своих обязанностей.
6.
Важным элементом организационной структуры является исполнительный директор (или операционный директор при активном участии
собственника в бизнесе). Его основная задача – обеспечить дисциплину исполнения планов по развитию бизнеса, обеспечить эффективное
операционное функционирование бизнеса, а также защитить бизнес от излишнего вмешательства собственника.

Ситникова Ольга, ИТ-аналитик DIRECTUM

Сегодня я решила сделать небольшой обзор онлайн-средств для рисования диаграмм, доступных любому интернет-пользователю бесплатно.

Пока лично мне кажется естественным, что функционал онлайн-«рисовалок» беднее, чем тех средств моделирования, за дистрибутив и обновление которых пользователи тратят определённое количество кровно заработанных. Однако, меня приятно удивил тот факт, что не настолько он и беднее. Рассмотрим две подобных друг другу системы: Diagram.ly и yWorks .

Diagram.ly

Diagram.ly создаёт впечатление системы, которая пытается предоставить пользователю функционал, наиболее приближенный к возможностям десктопных клиентов (например, того же Microsoft Visio). Здесь есть почти всё, к чему мы привыкли:

1. Очень богатый выбор стенсилов, с которыми можно работать. С помощью Diagram.ly можно нарисовать блок-схему, UML-диаграммы некоторых типов, ER-диаграммы, организационные диаграммы, BPMN-схемы, схемы баз данных и сетей, а также схемы телекоммуникаций, геоинформационные схемы, схемы электрических цепей и социальных сетей, а также создавать прототипчики лёгких интерфейсов. Собственно, пожалуй, это даёт им основание называть себя «мини-версией Visio, доступной из любимого браузера».

1. Богатые возможности текстового форматирования. Текст можно написать одним из пяти шрифтов: Verdana, Helvetica, Times New Roman, Garamond или Courier New. Размер шрифта можно менять в диапазоне от 6 до 60 пунктов. Можно менять жирность текста, писать курсивом или с подчёркиванием, изменять выравнивание текста. Текст, кстати, вводится очень просто: по двойному клику на блоке.

Помимо текстового форматирования присутствует и форматирование объектов: работают группировка, разгруппировка, перенесение на задний / передний планы, взаимное выравнивание объектов, изменение ориентации блоков. У блока можно изменить цвет шрифта, подложки и линии, добавить тень и градиент, а также выбрать изображение, занимающего блок.

3. Выбор нескольких способов отображения коннектора. Для стрелки можно задать вид, изогнутость линий соединения, тип линии (только сплошная или пунктир), толщину линии.

1. На блоках и странице работает контекстное меню (по правой кнопке мыши).

1. При каждом входе в систему пользователю предлагается просмотреть простые советы по работе с ней. Эти «tips and tricks» играют роль справки. Хотя, по большому счёту, лично мне они и не понадобились, настолько система интуитивно понятна: объекты добавляются на доску по технологии drag-n-drop, появляющаяся при наведении на блок стрелочка подсказывает, что именно она является инструментом-коннектором, а уже упоминавшееся мною контекстное меню закрывает все остальные вопросы, даже если каким-то образом пользователю не удастся найти панель инструментов сверху.

1. Приятной неожиданностью явилось для меня то, что работу можно вести как с XML-файлами, созданными Diagram.ly, так и VDX-файлами, которые создаёт Microsoft Visio. Таким образом, вы сможете изменить диаграммы, которые ваши коллеги создали в Visio даже, если у вас нет собственной лицензии на этот продукт. Получившуюся в итоге схему можно сохранить в XML-формат, предлагаемый Diagram.ly, или экспортировать в растровую (PNG или JPG) или векторную (SVG) картинку.
2. Есть и возможности предпросмотра. Во-первых, всегда в левом нижнем углу экрана отображается масштабируемое окошко предпросмотра текущей схемы.

А во-вторых, с помощью кнопки «Просмотр» на панели инструментов можно очень просто сделать картиночку, которая появится в соседней закладке и будет готова для печати.

Поскольку бочку мёда принято разбавлять ложкой дёгтя, назову небольшие недостатки, который мне удалось заметить в Diagram.ly.

1. Не предлагаются примеры диаграмм, на основе которых можно создать свои собственные художества.
2. Система создаётся, по всей видимости, группой энтузиастов и порой в работе системы возникают довольно глупые баги (например, в день написания сего мне не удавалось применить изменение шрифтов). Однако, этот недостаток с лихвой покрывает наличие собственной ленты Diagram.ly в Google Plus , в которой можно открыто высказывать свои пожелания и предложения.

Ну и сейчас в разработке находится новая улучшенная версия Diagram.ly с облегчённым лаконичным интерфейсом, который мне нравится, если честно, чуть больше. Кстати, она открыта для бета-тестирования .

yWorks

yWorks производит впечатление системы, которая хочет предоставить пользователю минимально достаточный для работы набор стенсилов и средств работы с ними.

Отметим бросающиеся в глаза особенности работы системы:

1. С первого взгляда видно, что панель инструментов этой системы не такая насыщенная, в ней можно выполнить минимальное количество действий (откатить или повторить действие, открыть, сохранить или распечатать диаграмму, поработать с буфером обмена, изменить масштаб или вид отображения доски).
2. Стоит признаться, что без справки сложно догадаться, что текст в блоки добавляется по кнопке F2. Думаю, что если бы не привычка «курить маны» при первой же сложности, я бы так и не догадалась до этого. Однако, стоит отдать должное: справка написана хорошо и даже при среднем уровне английского будет вполне понятна пользователю.
3. Видов блоков не так много, но достаточно для рисования, например, схем-бизнес-процессов, UML-диаграмм, ER-диаграмм и блок-схем. Также можно добавлять кастомные блоки. Не очень мне понравилось, что можно открыть только одну группу блоков за один раз. Так что, придётся запоминать, в какой группе лежит блок, если вдруг вы захотите снова им воспользоваться. Однако, приятен тот факт, что, например, все объекты-артефакты для BPMN-схемы скрываются за одной и той же картинкой артефакта с типом «документ» (остальные показываются при клике на маленькую стрелочку в правом нижнем углу значка). Это экономит рабочее пространство.

1. Относительно форматов работы: загружать в систему можно только объекты с расширением.Graphml. Сохранять диаграммы можно как файлы совсем без расширения (тем паче, что оно и не предлагается), а также экспортировать как растровую картинку в формате PNG. Приятно, что при экспорте диаграммы в картинку система предлагает настроить параметры экспорта.

1. В левом верхнем углу предлагается предпросмотр только что нарисованной диаграммы, с помощью которого можно быстро менять участок схемы, который в данный момент отображается на доске (это напомнило мне о Heroes of Might & Magic).

1. Для новичков создатели системы подготовили плюшку в виде возможности посмотреть примеры диаграмм, что лично мне кажется очень обоснованным решением. Для многих людей опора на ранее кем-то созданную модель является большим подспорьем в работе.
2. И специально напоследок я оставила самый большой плюс этой системы. У блоков можно указывать очень большое количество свойств, например, быстро менять тип блока, с точностью до пиксела указать положение объекта на доске и его размер, задать текст, цвет фона, границ и загрузить изображение, которое будет занимать фон.

О компании-разработчике yWorks можно прочесть на её официальной странице .

Немного в качестве заключения

Немного обобщая всё выше сказанное, могу предположить, что Diagram.ly понравится больше молодым людям, которых радует великое множество возможностей, красивый интуитивный интерфейс, качественная вёрстка страницы и проч., а в yWorks найдут вдохновение люди, которых очень интересует внутренняя часть вопроса: свойства объектов, сохранение рабочего пространства, удобная навигация.

Стоит признаться, что та высоту, которую взяли и прочно удерживают современные бесплатные (!) онлайн-средства создания диаграмм, действительно можно назвать если не потрясающей, то, по крайней мере, значительной. Вот так, из любой точки мира можно теперь создавать действительно качественные и красивые диаграммы, сохранять их в удобный формат передачи (картинки), применяя при этом все имеющиеся у вас навыки оформления. И всё это абсолютно бесплатно.

Организационная структура в Business Studio

Business Studio обладает широкими возможностями описания организационной структуры вашего предприятия.

Дерево организационной структуры

Структура может быть создана двумя способами:

2) Построение графической диаграммы организационной структуры с отображением не только иерархии административного подчинения, но и функциональных связей между должностями (подразделениями). Функциональное подчинение – это подчинение в рамках выполнения определенных функций.

Например, на предприятии существуют цеха, в котором есть начальник и экономист цеха. У экономиста цеха административное подчинение начальнику цеха (отчитывается о работе как таковой), а функциональное – главному экономисту предприятия (методика расчета экономических показателей).

На организационной диаграмме различные виды подчинений показаны различными стилями линий связи, и эти стили могут задаваться пользователями самостоятельно.

Сам процесс создания диаграммы организационной структуры может быть:

• как в виде непосредственного создания оргдиаграммы (для добавления элемента организационной структуры достаточно перетащить один прямоугольник на другой)

• так и в виде автоматической генерации на основе иерархического дерева.

С диаграммой организационной структуры удобно и просто работать потому, что:

Временные структуры организации

Проектирование будущей организационной структуры без разрушения текущей организационной структуры так же возможно в Business Studio. Для этого использует тип связи «Вспомогательное подчинение». Такой же подход используется для фиксации временных структур в организации. Например, для фиксации иерархии в проектных группах .

Описание Ролей

Роли в организации можно показывать на организационных диаграммах в виде рамки. Например, показывать Роль «Проектная группа», «Структурные подразделения», «Производственные подразделения». При описании процессов удобно оперировать именно понятием Роль, которая включает в себя подразделения или должности вашей организационной структуры.

На основе Ролей можно создавать так же иерархическую структуру, например, роль «Команда проекта».

Непосредственно в иерархическом дереве организационной структуре Роли не отображают, они фиксируются как отдельные элементы. Показывать вхождение подразделений и должностей в роль можно как на диаграмме, так и через свойства самой Роли. При этом можно указать, в рамках какого вида деятельности и для решения каких вопросов подразделение или должность входят в Роль.

Описание должностей и подразделений

Описание организационной структуры только в графическом виде будет неполным. Поэтому каждый элемент организационной структуры может быть описан рядом необходимых вам характеристик: параметры должности и подразделения, какие люди (физические лица) занимают должности, какие контакты должности, какие руководящие документы должна использовать должность в своей работе и т.д. Если каких-то характеристик не хватает, то они могут быть добавлены .

Параметры должности в организационной структуре

Каждой должности можно сделать описание, задав необходимые вам параметры должности:

• Обязанности
• Ответственность
• Права
• Порядок назначения и освобождения
• Порядок замещения
• Квалификационные требования
• Материально ответственное лицо – является/не является
• Замещающий – кто замещает, если человек в отпуске, командировке, отпуске. Указывается должность из уже существующей
• Категория (руководитель, специалист и т.д., задается пользователем)
• Всего ставок – всего ставок данной должности

Эти данные войдут в такой регламентный документ, как «Должностная инструкция ».

Параметры подразделений в организационной структуре

Подразделениям так же могут быть заданы свои характеристики, которые войдут в «Положение о подразделении ». Стандартный набор параметров подразделения:

• Общие положения
• Тип подразделения
• Руководитель подразделения (задается на основе уже существующих элементов организационной структуры)
• Задачи
• Функции (текстовое описание функций, данные об участии в бизнес-процессах доступны отдельно)
• Права
• Ответственность
• При необходимости может быть добавлена своя характеристика подразделения (с помощью MetaEdit ).

. Диаграмма. Может оформляется согласно принятым в организации правилам.	Параметры должности. Участие должности в процессах.	Параметры должности. Требования к должности, права и т.д.
. Параметры физического лица.	Параметры подразделения. В случае необходимости, параметры могут быть добавлены или скрыты от использования.	Параметры подразделения. Руководитель подразделения, задачи, функции и т.д.
Подчинения. Возможно фиксировать и показывать на оргдиаграмме прямое, вспомогательное и функциональное подчинения.	(группа оргзвеньев) отображается на оргдиаграмме с помощью обведения нужных элементов.	Свойство Роли.